Meerdere keren per week word ik benaderd voor consult. Dit keer per mail:

Allereerst heb ik Jim in contact gebracht met onze jurist. Zij hebben een aantal punten op een rijtje hebben gezet die Jim graag met ons deelt:

1. Het staat mensen in principe vrij om een geluidsopname te maken. Dit is juridisch niet verboden of strafbaar. Het kan en mag dus. Dat wil echter niet zeggen dat dit in voorkomende gevallen, als dit heimelijk gebeurt, ‘netjes’ is.
2. Het gesprek dat wij als interne en externe vertrouwenspersonen gehad hebben met de Raad van Toezicht is vertrouwelijk geweest. De signalen uit de organisatie hebben wij daar neergelegd. Anoniem en niet herleidbaar uiteraard. Het is dan toch vreemd dat de RvT dit signaal gebruikt om duidelijk te maken dat er klachten zijn geweest over deze specifieke bestuurder.
3. Marcel van Oss: Wanneer je als vertrouwenspersonen signalen afgeeft, dan heeft de RvT vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid in principe de ruimte  om iets met deze signalen te doen.
4. Er is nog geen geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenspersoon. Het wetsvoorstel waarin dit wordt geregeld ligt nog bij de Eerste Kamer. Dus vanuit juridisch oogpunt mag de rechter hier vragen over stellen aan de vertrouwenspersoon. Er is verschil tussen de geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenspersoon (je mag als vp niet uit de school klappen) en het verschoningsrecht voor vp (dat je geen antwoord hoeft te geven op vragen die aan jou als vertrouwenspersoon worden gesteld, met uitzondering van de rechter (dan moet je antwoord geven). Het verschoningsrecht wordt niet geregeld in het wetsontwerp, de geheimhoudingsplicht wel  
5. Bij een arbeidsrechtelijke procedure kan de kantonrechter de geluidsopname meewegen in zijn oordeel over de arbeidsrechtelijke kwestie.  
6. De bestuurder Ada, die de geluidsopname heeft gemaakt, heeft zich niet gehouden aan de vertrouwelijkheid van het gesprek en dus ook de afspraken geschonden. Zij heeft deze vertrouwelijkheid NIET geschonden door de geluidsopname te maken, door dit met anderen te bespreken en de opname met anderen te delen.
7. ‘Lessons learned’: het is niet slim geweest om als vertrouwenspersoon ook met de beschuldigde in gesprek te gaan……

 
Alles blijft binnen deze kamer
Jim trekt de conclusie dat je als vertrouwenspersoon erg kwetsbaar kunt zijn. Zelf geeft hij in de kop van het opvanggesprek altijd aan dat alles dat wordt gezegd binnenskamers blijft. Maar dan nog kan degene met wie je het gesprek voert een geluidsopname van het gesprek maken zonder toestemming. Dit kan je nu eenmaal overkomen, en het is lastig dit te voorkomen.

Het is waardevol dat Jim aan het begin van het opvanggesprek aangeeft dat alles dat tijdens dit gesprek wordt gezegd binnenskamers zal blijven. Dat kun je eventueel in de kop van het gesprek aangeven, maar dat kan ook heel goed in de afronding. In de afronding van het eerste gesprek heb je doorgaans al veiligheid en verbinding gecreëerd. Dat geeft je meer ruimte om ook even expliciet stil te staan bij het gegeven dat niet alleen jij vertrouwelijkheid biedt, maar ook bij het belang van de wederkerige vertrouwelijkheid. Enerzijds kan het probleem zich voordoen dat wanneer jouw ‘melder’ het vervolgens in vertrouwen vertelt aan een collega, die collega het weer kan doorvertellen aan een andere collega. Met als effect dat het gaat rondzingen. En vervolgens bij de melder het idee kan postvatten dat de vertrouwenspersoon zich niet aan de vertrouwelijkheid heeft gehouden.

Daarnaast heb je als vertrouwenspersoon de keuze om aan de orde te stellen dat het tegenwoordig steeds vaker voorkomt dat er geluidsopnames worden gemaakt en dat je daarbij aangeeft het op prijs te stellen dat dit niet gebeurt.

Het ‘venijn’ zit hem in de staart!
Jim schrijft: ‘Lessons learned’: het is niet slim geweest om als vertrouwenspersoon ook met de beschuldigde in gesprek te gaan. Je komt dan als vertrouwenspersoon in een lastig pakket te zitten. Van de andere kant heeft de bestuurder in dit geval ook ‘recht’ op een gesprek met de vertrouwenspersoon. Maar het was beter geweest om dan te kiezen voor een onafhankelijk vertrouwenspersoon, iemand van buiten de eigen organisatie.

Bij mij brandde de vraag: in welke hoedanigheid ben jij in gesprek gegaan met de bestuurder?
Het initiatief kwam van Ada, zij had Jim gebeld. Ze wilde ondersteuning van Jim als vertrouwenspersoon. Zij was door het RvT op non-actief gezet als opstap tot ontslag, onder meer vanwege de signalen over ongewenst gedrag.
Mijn mond viel open van verbazing.

“Jim, hoe kan het dat jij als senior vertrouwenspersoon niet doorziet dat jij door in gesprek te gaan met Ada jezelf in de positie van begeleider beschuldigde plaatst. Een positie die niet valt te combineren met die van vertrouwenspersoon voor de melder. Je hebt eerst enkele melders bijgestaan die last hebben van deze bestuurder. En vervolgens ga je haar ‘begeleiden’. Hoe kan dat gebeuren?

Jim kijkt er, achteraf gezien, ook met verbazing op terug. Hij reconstrueert: “Ada belt en ik kan zelf met haar als bestuurder goed overweg.  Ik zit al in het gesprek, ik heb contact, zij heeft behoefte aan ondersteuning, ze heeft vertrouwen in mij. Het overviel me. Ik wilde een luisterend oor zijn. Op dat moment vond ik dat Ada toch ook recht heeft op ondersteuning. Pas later realiseerde ik me dat dit echt niet kan, maar op dat moment was ik al te laat.”

Het is heel begrijpelijk allemaal. Ik ben het met Jim eens dat Ada als beschuldigde ook recht heeft op veiligheid en ondersteuning. Maar Jim is toch wel de laatste die dit aan haar zou moeten bieden. Het onderstreept voor mij nog maar eens dat je de beschuldigde beter niet kunt laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Daar komt nog bij dat het hele team van vertrouwenspersonen al in de zaak betrokken was door de diverse melders en doordat het besproken was tijdens de intervisie.

Is het niet beter als het bijstaan van de beschuldigde bij een onafhankelijke deskundige (externe) begeleider beschuldigde wordt neergelegd? Overigens zal deze - wanneer ontslag de inzet is en de-escalatie een gepasseerd station - de beschuldigde doorverwijzen naar een jurist.

Een van de vragen waar Ada erg vasthoudend in was: “Heb jij als vertrouwenspersonen een signaal over mijn gedrag afgegeven aan de RvT?” Uiteraard had Jim aangegeven dat hij daar niet over wilde spreken en er niets over kon zeggen. Maar omdat het toch al in de brief van het RvT stond, had hij het uiteindelijk richting Ada beaamd. Ada heeft het gesprek opgenomen. Haar advocaat gaat de geluidsopname gebruiken in de rechtszaak. Jim vindt het ‘erg vervelend allemaal’. Dat snap ik.

Mijn advies
Bespreek deze column in intervisie. Zorg dat je niet overvallen wordt door zo’n situatie. Zorg dat je alert bent. Zorg dat je op het juiste moment een goede doorverwijzing doet. Zorg dat je jouw organisatie meeneemt in het denkproces over het begeleiden van de beschuldigde en het verankeren het beleid. En mag ik het zeggen? Zorg dat je als vertrouwenspersoon voldoende bent geschoold en toegerust om dit gesprek met de organisatie te voeren.

Tot slot: Jim zal zich ook richting het RvT moeten verantwoorden over hoe hij invulling heeft gegeven aan zijn rol van vertrouwenspersoon richting de bestuurder. Wellicht is dit tevens een goed moment om het begeleiden van de beschuldigde te agenderen.
En moet je het bijstaan van de beschuldigde ook niet verantwoorden aan de eerste melders? Hoe leg je het hen uit?

Wil je reageren, mail me dan: marcel@trainingvanoss.nl