Omgangsvormen

• Momenteel beschikt de LVV niet over een dergelijk voorbeeld. Enkele van de opleidingsbureaus met door LVV geaccrediteerde opleidingen, hebben op hun website wel dergelijke voorbeelden staan.

• Een klachtencommissie wordt aangesteld door de organisatie. Een klachtencommissie bestaat uit gekwalificeerde en opgeleide leden, dit kunnen leden van de organisatie zijn gecombineerd met professionals.
  De Arbowet spreekt van de verplichting voor de werkgever om een klachtencommissie en een klachtenreglement te hebben. Per toeval een klachtencommies aanstellen is dus niet aan de orde. Gekwalificeerd en opgeleid is van belang omdat zij onderzoek gaan doen en mogelijk adviezen gaan doen over de rechtspositie van iemand en dan mag je een gedegen onderzoek verwachten. Wel kan de organisatie bij een klacht besluiten een externe klachtencommissie aan te stellen, zodat deze het onderzoek doet namens de organisatie.
  Het heeft soms zelfs de voorkeur mensen van buiten de organisatie aan te stellen, eventueel aangevuld met mensen uit de organisatie. Die aanvulling is meestal de ambtelijk secretaris. Die kent de organisatie en kan organisatorisch helpen intern e.e.a. in gang te zetten.
  Eigen onderdelen uit de organisatie, zoals juridische zaken en/ of de afdeling HRM, onderzoek laten doen, wordt af geraden omdat zij in een latere fase betrokken worden in de juridische en/of personele afhandeling van het advies van de klachtencommissie. In alle gevallen gaat het dus om een onafhankelijke commissie die onafhankelijk en gedegen onderzoek doet.

• De klachtencommissie brengt advies uit aan hun opdrachtgever. Vaak is dat de directie of een raad van bestuur van de organisatie.

• De vertrouwenspersoon ondersteunt en begeleidt een klager bij zijn klacht. Dat blijft dus dezelfde rol. Een vertrouwenspersoon kan wel mee gaan bij het horen van de klager door de klachtencommissie. Dat is dan echter ter ondersteuning, je bent het verlengstuk van de klager.

Omdat de vertrouwenspersoon niet geacht wordt om te adviseren zijn er niet echt risico’s voor de VP.

Natuurlijk geeft u als VP wel gevraagd en ongevraagd advies aan een organisatie en daarnaast zullen sommige melders ook advies vragen aan de VP. De VP zal altijd duidelijk moeten maken aan de melder dat die zelf bepaalt welke vervolgstap bij de melder past.

Als je al risico’s kan benoemen, kan je denken aan onderstaande:

• Onvoldoende bewustzijn van risico’s bij VP en/of melder;
• Onvoldoende kennis van wetgeving;
• Onvoldoende, onduidelijke of geen regels binnen de organisatie;
• Onzorgvuldige prestaties/rapportages;
• Onzorgvuldigheid bij het doorbreken van de vertrouwelijkheid;
• Te goed van vertrouwen;
• Niet de juiste route volgen;
• Optreden namens de melder;
• Een bemiddelende rol pakken;
• Zelf onderzoek gaan doen;
• De organisatie informeren; 
• Advies geven op basis van te weinig kennis en informatie.

Wanneer iemand zich bij de vertrouwenspersoon vervoegt, dan spreekt men over een melding. Niet altijd heeft een melding een vervolg. Zo komt het ook bij de (basis-)opleiding aan bod.