Wat is er aan de hand?
Collega-vertrouwenspersoon Mo vindt dat Pien een beschuldigde moet begeleiden.
De directeur had Mo gebeld omdat de beschuldigde boos bij hem was binnengelopen. De beschuldigde wilde weten waarvan hij wordt beschuldigd en waarom hij op non-actief is gesteld. Waarop de directeur antwoordde: “Ga je verhaal maar doen bij de vertrouwenspersoon, die zijn daarvoor. De beschuldigde kan dus elk moment bij jou binnenlopen Mo, dus dan weet je daarvan. Ik loop nu een vergadering binnen. Fijn dat ik op jou kan rekenen Mo, jullie inzet als vertrouwenspersoon wordt zeer gewaardeerd.”  

Mo zei tegen Pien dat hij het gesprek met beschuldigde niet zelf kan voeren omdat hij immers al in gesprek is met de melder. Daarom staat hij erop dat  Pien de beschuldigde gaat bijstaan: “jij moet dat doen, er is niemand anders!”

Pien voelt zich overrompeld: “Ik word voor het blok gezet!”

Pien is nu twee jaar actief als vertrouwenspersoon en heeft in die tijd vier medewerkers die last hadden van ongewenste omgangsvormen naar volle tevredenheid bijgestaan. “Maar het bijstaan van beschuldigden, dat is toch een totaal andere functie? Dat is mijn rol toch helemaal niet? Daar ben ik toch niet voor opgeleid? Hoe moet ik dat doen?”

Mo zei dat dit veranderd was en in de afgelopen nieuwsbrief van de LVV ook een opiniestuk stond dat beschuldigden bij de vertrouwenspersoon terecht moeten kunnen. Mo deelde deze opvatting: “Ook iemand die beschuldigd is, heeft recht op veiligheid en iemand die naast hem staat. Daarnaast rekent de directeur op ons, dus ik stuur hem naar jou door!” Ik heb deze misvatting meteen gecorrigeerd. Dat is NIET wat in de opinie staat.

De afgelopen twee jaar hadden Mo en Pien in intervisie veel aan elkaar gehad als sparringpartners, maar nu ervaarde ze collega Mo als een regelrechte tegenstander.
Pien lag er wakker van, vandaar haar spoedverzoek om te bellen. De vraag die aan haar gesteld werd, had ze niet zien aankomen. Dat gold ook voor mij.

Het gesprek voeren
Ik ben blij dat het gesprek over het begeleiden van beschuldigden in steeds meer organisaties wordt gevoerd.

“Pien, zowel voor jouzelf als de organisatie is het belangrijk een antwoord te vinden op de vraag hoe de organisatie de ondersteuning van beschuldigden gaat inrichten: wie gaat de  beschuldigden bijstaan? Welke bagage heb je daarvoor nodig? Het is noodzakelijk om inhoudelijk goed toegerust te zijn om het gesprek hierover te voeren met jezelf, je collega-vertrouwenspersoon en leidinggevenden.”

In de LVV-nieuwsbrief wordt dit gesprek gevoerd en in opiniestukken komen verschillende visies aan de orde. Ook de visie van de LVV is op dit punt nog in ontwikkeling. Het gesprek hierover vind ik van grote waarde en moet vooral ook worden voortgezet. Waar we het ook over eens zijn, is dat ook iemand die beschuldigd wordt recht heeft op ondersteuning. Ook jouw directeur en jouw collega Mo delen die visie. We mogen blij zijn dat dit standpunt steeds meer navolging krijgt in organisaties. Wie de juiste persoon is om deze functie te vervullen en welke toerusting daarvoor nodig is, daar is naast consensus op sommige vlakken ook nog veel verschil van mening over.

“Laat er geen misverstand over bestaan, Pien, dat je als vertrouwenspersoon zelf bepaalt of die rol van begeleider beschuldigde jou past. Daarover heb jij zelf de regie. Noch jouw collega noch de directeur kan jou die functie opdringen. Ik snap de klempositie waarin je nu zit, omdat het gesprek hierover in de organisatie nog niet is gevoerd. Jij wordt voor de leeuwen gegooid. De mogelijkheid om een eigen afweging en eigen keuze te maken wordt jou onthouden. Bovendien ben je niet toegerust op deze functie.”

Visie
In onze visie is de functie van begeleider beschuldigde echt een andere functie dan die van de vertrouwenspersoon. Vanuit tien jaar ervaring in het begeleiden van beschuldigden, zien wij dat de weerbarstige praktijk vaak vraagt om stevige interventies, die je niet kunt doen vanuit het kader van de functie van LVV register-vertrouwenspersoon.

Bovendien is het zo dat andere spelers op het veld hun rol niet altijd goed vervullen. Ik heb het dan met name over leidinggevenden die hun taken, verantwoordelijkheden en instrumenten onvoldoende kennen en inzetten. Zij zijn zich noch bewust van hun eigen regie en hun meerzijdige partijdigheid noch van de escalatieladder voor leidinggevenden.

Zij worden vaak overvallen door een situatie waarin een medewerker wordt beschuldigd van ongewenste omgangsvormen of integriteitsschendingen en zijn onvoldoende toegerust om adequaat zorg te dragen voor een veilige werkplek voor zowel de melder als de beschuldigde. Vooral de verantwoordelijkheid richting de beschuldigde wordt menigmaal verwaarloosd.

Daarom vraagt de functie van begeleider beschuldigde om een ander mandaat en een ander functieprofiel dan die van de vertrouwenspersoon. Bovendien vraagt deze functie ook om een gedegen toerusting. Tien jaar praktijk heeft ons geleerd dat er zoveel bij komt kijken dat je dit niet redt met een dagje opleiding. Op mijn vraag of het begeleiden van een beschuldigde op de agenda had gestaan bij het opbouwen van de samenwerkingsrelatie met leidinggevenden antwoordde Pien ontkennend. Het was nooit onderwerp van gesprek geweest in de organisatie, daardoor werd iedereen er nu door overvallen.

Kun je als vertrouwenspersoon ook beschuldigden bijstaan?
Argumenten die we vaak horen om het wel te doen:

1. Ook een beschuldigde heeft recht op een veilige werkplek en op ondersteuning.
2. Er is niemand anders in de organisatie beschikbaar die hiervoor is toegerust.
3. De organisatie doet zelf beroep op de vertrouwenspersoon om de beschuldigde te begeleiden.
4. Het is niet zinvol om een nieuwe functie te creëren
5. Enzovoorts.

Deze argumenten overtuigen echter niet. Wij zijn in principe tegenstander van het idee dat een vertrouwenspersoon ook de beschuldigde bijstaat.

Onze argumenten:

1. De functie van vertrouwenspersoon is vanuit de Arbowet in het leven geroepen om medewerkers te ondersteunen die psychosociale arbeidsbelasting/ongewenste omgangsvormen ervaren, die tot doel of gevolg hebben dat zij zich niet langer veilig voelen op de werkplek.
2. Daarnaast hebben medewerkers die beschuldigd worden ook recht op een veilige werkplek en op ondersteuning, maar de primaire verantwoordelijkheid daarvoor rust bij de leidinggevenden en de organisatie.
3. Het kader van de functie van vertrouwenspersoon, waarbinnen een LVV geregistreerd vertrouwenspersoon geacht wordt te handelen, biedt geen toereikend mandaat voor het bijstaan van een beschuldigde.
4. De functie van begeleider beschuldigde is een andere functie met een ander functieprofiel, dan het functieprofiel van de vertrouwenspersoon.
5. Voor deze functie word je als vertrouwenspersoon in de basisopleiding niet opgeleid en toegerust.
6. De functie van begeleider beschuldigde is vanwege de specifieke taken en verantwoordelijkheden echter behoorlijk pittig en vraagt om een stevige opleiding en toerusting.
7. De combinatie van beide functies geeft ruis op de functie van vertrouwenspersoon: medewerkers horen ‘de vertrouwenspersoon is er ook voor de dader!’ Dat heeft tot gevolg dat medewerkers die ongewenste omgangsvormen willen melden de vertrouwenspersoon veelal als minder laagdrempelig en toegankelijk zullen ervaren
8. Wanneer binnen een organisatie de ene vertrouwenspersoon de medewerker bijstaat die ongewenste omgangsvormen heeft ervaren en de collega-vertrouwenspersoon de vermeende lastveroorzaker, kan dit leiden tot frictie en soms zelf tot  ‘oorlog’ tussen de vertrouwenspersonen. Hierdoor kan de samenwerking tussen vertrouwenspersonen stroever gaan verlopen en wordt het lastiger om gezamenlijk deel te nemen aan intervisies."
9. Vertrouwenspersonen ervaren het vaak als lastig om afwisselend ‘aan twee kanten van de tafel te zitten’: soms aan de kant van de melder, soms aan de kant van de beschuldigde. Enzovoorts

Uit bovenstaande argumenten zal duidelijk worden waarom wij voorstander zijn van het uit elkaar halen van de twee functies. We zijn ons ervan bewust dat het niet altijd meteen helder is wie last heeft van ongewenste omgangsvormen en wie de vermeende lastveroorzaker is. Soms hebben medewerkers last van elkaar en overschrijden zij elkaars grenzen. In dat geval is er genoeg grond om de situatie als vertrouwenspersoon op te pakken. Soms is dit grijs gebied en vraagt het om een gedegen afweging. Wanneer een medewerker ‘last’ ervaart omdat die beschuldigd wordt, dan pleiten wij voor het bijstaan door een begeleider beschuldigde. Uiteraard kun je je naast de functie van vertrouwenspersoon, je laten opleiden tot begeleider beschuldigde. Je kunt deze functies dus allebei, naast elkaar uitoefenen en ze kunnen in een persoon verenigd zijn.
Je kunt als extern vertrouwenspersoon in de ene organisatie de functie van vertrouwenspersoon vervullen en in een andere organisatie de functie van begeleider beschuldigde. Beide functies afwisselend vervullen in dezelfde organisatie brengt risico’s met zich mee en zouden wij in principe daarom willen ontraden.

Adviserende rol
Als vertrouwenspersoon heb je ook een adviserende rol richting directie en leidinggevenden. Waar het begeleiden van de beschuldigde nog niet in het beleid is verankerd, is het aan de vertrouwenspersoon om het te agenderen.

Als sparringpartner kun je de organisatie helpen bij de realisering van een weloverwogen visie hoe de functie van begeleider beschuldigde georganiseerd gaat worden en bij wie deze functie wordt neergelegd, welk mandaat de begeleider beschuldigde heeft en welk functieprofiel.

Zorg dat je inhoudelijk voldoende bent toegerust om alle ins en outs naar voren te brengen, zodat je met elkaar komt tot een weloverwogen besluit. Het lezen van alle columns hierover kan je daarbij helpen. Heb je behoefte aan meer bagage, dan rust onze e-learning begeleider beschuldigde je optimaal toe.

Help de organisatie om te komen tot een gefundeerd besluit, dit op te nemen in het beleid van de organisatie en dit vervolgens ook uit te dragen.
Wacht niet met het voeren van het gesprek tot de situatie zich voordoet. Voorkom dat je er net als Pien door wordt overvallen of dat de functie begeleider beschuldigde in je schoenen wordt geschoven.

Toegerust
Om beter toegerust te zijn hierover het gesprek met de organisatie aan te gaan heb ik Pien uitgebreid consult gegeven. Voor Pien kwam mijn voorlichting eigenlijk te laat.
Pien kwam tot de slotsom dat zij kiest voor de functie van vertrouwenspersoon en de rol van begeleider beschuldigende vooralsnog niet wil vervullen. Dat is haar goed recht. Pien wil er wèl nog veel meer over weten. Ze wil als vertrouwenspersoon graag volledig toegerust zijn om volwaardig gesprekspartner te zijn richting de organisatie over hoe het begeleiden van beschuldigden wordt ingericht. Ik heb Pien alvast enkele van onze materialen gestuurd.
Hoewel Pien er nog altijd tegenop zag, voelde zij zich na haar raadpleging voldoende toegerust om hierover het gesprek met Mo en met de directeur aan te gaan.

Beter laat dan nooit!

Wil je reageren, mail me dan: marcel@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON