Waar zijn jullie mee bezig?
"Slaan we niet een beetje door? Wordt de aandacht voor ongewenste omgangsvormen niet langzaam aan een heksenjacht? Waar zijn jullie mee bezig?”

Deze en andere vragen krijg ik regelmatig. Misschien krijg jij als vertrouwenspersonen ook wel eens die vraag. Het is waardevol dat mensen mij een spiegel voorhouden en ook mij kan dat gevoel soms bekruipen.

Ik geef twee voorbeelden die staan voor de andere kant van de medaille als het gaat om de aandacht voor ongewenste omgangsvormen Het is een kant van de medaille waar ik minder blij van word.

Twee voorbeelden:

1 - een praktijkcasus van een vertrouwenspersoon

Vertrouwenspersoon Jan consulteerde mij: Leidinggevende Nick was bij Jan geweest. Voor de vijfde keer had medewerker Anke hem gebeld in verband met haar positie als ZZP-er. Hij had daar geen zeggenschap over en had haar dat al vier keer rustig uitgelegd. Toen zij hem voor de vijfde keer belde en bleef aanhouden, had hij zijn stem verheven en aangegeven dat hij er helemaal klaar mee was. Anke was huilend naar de directeur gegaan.

Nick werd beschuldigd van een heftige toon tijdens het telefoongesprek. Zonder hoor en wederhoor ontving hij een waarschuwing per brief van de directeur. Deze brief is opgenomen in zijn dossier. Nick is op eigen initiatief naar Nancy gegaan en heeft zijn welgemeende excuses gemaakt over de stemverheffing en begrip getoond voor hoe Anke de uitval heeft ervaren. Anke was daar blij mee en ze konden weer samen door een deur. Het ideaalplaatje zou je denken. Beiden hebben verantwoordelijkheid genomen voor herstel van de veilige werkplek. Niks meer aan doen!

De straffe aanpak van de directeur waarbij geen ruimte werd geboden aan zijn verhaal en emoties, zat Nick dwars. Omdat hij een goede en persoonlijke verstandhouding had met de directeur, voelde hij de veiligheid om de directeur erop aan te spreken. De directeur erkende dat zijn aanpak geen recht deed aan Nick en de situatie. Maar hij meende hierin geen andere keuze te kunnen maken. Als hij op meldingen van ongewenste omgangsvormen geen harde maatregelen zou nemen, zou hij volgens eigen zeggen door het bestuur daarop worden afgerekend: ‘dan rolt mijn eigen kop.’

Jan gaf aan dat hij geluisterd had en naast Nick gestaan, alle ruimte voor zijn verhaal en emoties, maar verder ook niet goed had geweten wat zijn rol nog kon zijn in deze situatie, temeer omdat Nick juist over de grens van Anke was gegaan. Voor Nick leek het voldoende, bij Jan bleef het knagen. Dat verwarde hem. Juist omdat hij het belangrijk vindt dat er aandacht is voor ongewenste omgangsvormen en medewerkers gehoord, gezien en erkend worden en leidinggevenden verantwoordelijkheid nemen. Het onbehagen zat voor Jan met name in de overkill in de reactie van de directeur. “het kan toch niet waar zijn dat nu er eindelijk aandacht is voor ongewenste omgangsvormen dat iedereen zich er onveilig door gaat voelen?”
Jan legt zijn vinger daarmee op een gevoelige plek.

2 - een artikel in het NRC op 7 december
Raad voor de journalistiek: ‘krant onzorgvuldig over gevallen rector-magnificus’

Een klacht van Han van Krieken, voormalig rector magnificus van de Radboud Universiteit over dagblad de Gelderlander is door de Raad voor de Journalistiek gegrond verklaard. Van Krieken stapte vorig jaar op na berichtgeving over de afhandeling van een klacht tegen hem wegens grensoverschrijdend gedrag vijf jaar eerder. Hij vocht twee berichten uit de Gelderlander aan.

Van Krieken maakte in 2017 twee opmerkingen tegen een ondergeschikte die zij als seksueel grensoverschrijdend heeft ervaren.

Hij bood excuses aan en kreeg een niet publieke waarschuwing, omdat het vergrijp als licht werd beoordeeld door de klachtencommissie. De Gelderlander beschreef een doofpotcultuur, omdat de waarschuwing niet direct in het jaarverslag was gekomen. Van Krieken stapte in het jaar 2023 op, vlak voor de viering van het honderdjarig bestaan van de Universiteit

De Raad oordeelt dat de Gelderlander onzorgvuldig heeft gehandeld. De krant gaf een zodanig vertekend beeld van de gebeurtenissen, dat daarmee sprake is van niet waarheidsgetrouwe en tendentieuze berichtgeving. De krant liet in de twee gewraakte berichten “de suggestie van een ‘doofpot’ bestaan terwijl die niet wordt onderbouwd”.

Informerende en adviserende rol

Ook hier kreeg ik de opmerking: “waar zijn jullie mee bezig?”
Beide situaties bieden mooie ingangen voor je adviserende rol en voor voorlichting.
Mensen hebben behoefte aan een veilige en rechtvaardige werkplek.

Bij beide voorbeelden loop je door de aanpak het risico dat ze het tegendeel bewerkstelligen van wat de aanpak beoogt. Dat het niet leidt tot het omarmen van het thema ongewenste omgangsvormen, maar eerder tot afstand nemen: ‘Je kan ook niks meer zeggen’, ‘heksenjacht’ en ‘voor je het weet hang je!’

Laten wij als ambassadeurs van het thema ongewenste omgangsvormen de kans benutten om het gesprek aan te gaan en de nuances terug te brengen en met name het belang van de juiste aandacht voor dit thema bevorderen.

Waar gehakt wordt vallen er spaanders.
Er loopt ook wel eens wat fout in de aanpak.
Dat komt dan niet doordat het thema te veel aandacht krijgt, maar doordat het onvoldoende op de agenda staat, waardoor de spelers op het veld in de ‘overreactie’ schieten, omdat zij niet handelingsbekwaam zijn. Daarnaast is ‘rechtdoen aan de rechten en belangen van alle partijen’ in situaties als deze geen sinecure.

Laten we niet vergeten dat voordat dit thema op de agenda stond, vele medewerkers die last hadden kansloos waren en vaak met de ziel onder de arm, beschadigd de organisatie verlieten. Tegelijkertijd mogen we de veiligheid, zorgvuldigheid en ondersteuning voor degenen die beschuldigd worden niet uit het oog verliezen.

De organisatie heeft de verantwoordelijkheid om evenwichtig zorg te dragen voor zowel de belangen van de melder als die van de beschuldigde. Ook als vertrouwenspersoon hoor je vanuit je informerende en adviserende rol oog voor beide belangen te hebben. Bij de op presentaties volgende discussies is het waardevol hierover met medewerkers en/of leidinggevenden in gesprek te gaan.

Iedereen heeft een verantwoordelijkheid om bij de aanpak van ongewenste omgangsvormen de juiste balans te houden. Overkill in de aanpak van ongewenste omgangsvormen gaat zich keren tegen het commitment voor het beleid ongewenste omgangsvormen.

Alle partijen hebben recht op en baat bij veiligheid, zorgvuldigheid en rechtvaardigheid.
Alleen dan zal het beleid worden gedragen door medewerkers, leidinggevenden en directie. Binnen de kaders van zijn functie draagt de vertrouwenspersoon vanuit zijn informerende, signalerende en adviserende rol hieraan bij. Daarbij denk ik bijvoorbeeld aan het op de kaart zetten in de organisatie van de adviserende rol van de (collega) vertrouwenspersoon of de functie van begeleider beschuldigde. Let op, wanneer jij in de opvangrol zit, kun jij niet tegelijk de adviserende rol hebben.

Voor leidinggevenden die een situatie op hun bord hebben liggen en keuzes moeten maken vanuit de ‘escalatieladder voor leidinggevenden’ is een goede sparringpartner van belang. Die rol kun jij als vertrouwenspersoon vanuit je ‘adviserende rol’ vervullen. 

Verantwoordelijkheid en voorbeeldfunctie

Laten we vooropstellen dat je als leidinggevende en zeker als hoogste leidinggevende een voorbeeldfunctie hebt en daarmee ook een extra verantwoordelijkheid op het vlak van sociale veiligheid.

Op iedere medewerker en zeker op iedere leidinggevende en meer in het bijzonder nog op de rector-magnificus rust in dit verband een grote verantwoordelijkheid. Die verantwoordelijkheid wordt nog groter wanneer je de plank hebt misgeslagen.

Zelfs al is het als grap bedoeld, dan nog ben je voluit verantwoordelijk voor hoe de ander het heeft ervaren en verantwoordelijk om met welgemeende excuses en wellicht een goed gesprek te komen tot herstel van de veilige werkrelatie.

Ik weet weinig over deze situaties uit eerste hand. Ik heb geen waarheidsvinding gedaan. Ik ken maar flarden van het verhaal, dus het kan zijn dat ook andere factoren een rol spelen. Is hier bijvoorbeeld sprake van een structureel karakter?

De klachtencommissie heeft het wel onderzocht en oordeelt dat het gaat om een licht vergrijp. Dat heeft anderen niet weerhouden van een trial by media. Dagblad de Gelderlander is daarvoor op de vingers getikt door de Raad van journalistiek.

Ondermijning commitment voor ongewenste omgangsvormen ligt op de loer

Iedereen kan de plank misslaan. Dat geldt ook voor jou en mij. Dat is inherent verbonden aan het verschil tussen de bedoeling en ervaring. Laten we blijven leren van voorbeelden en samen de ‘psychologische veiligheid’ creëren om hierover met elkaar in gesprek te mogen zijn. Want de ondermijning van de bereikte ‘positieve’ aandacht voor ongewenste omgangsvormen ligt op de loer!

Wil je reageren, mail me dan: marcel@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON