Ondertussen gaat Toms gedrag van kwaad tot erger. Hij maakt stiekem foto's van haar tijdens vergaderingen. Jet begint slecht te slapen en krijgt nachtmerries. De stress stapelt zich op, en ze raakt uiteindelijk overspannen. Pas als ze mentaal en fysiek uitgeput is, neemt ze contact op met een vertrouwenspersoon. De bal begint dan pas te rollen, veel later dan eigenlijk had gehoeven, en met vergaande gevolgen voor alle betrokkenen.

Jets ervaring is helaas niet uniek. Uit onderzoek van TNO en CBS blijkt dat in 2023 maar liefst 17% van de werkende Nederlanders te maken heeft gehad met enige vorm van ongewenst gedrag op het werk. Dit roept de vraag op: waarom is het zo moeilijk om hulp te zoeken? Jet wist wat haar rechten waren, ze wilde dat het gedrag stopte, en ze had toegang tot de vertrouwenspersoon, maar toch aarzelde ze. Waarom?  

In deze blog leg ik uit hoe Jets gedrag vanuit de gedragspsychologie te begrijpen is en waarom het een normale menselijke reactie is. Daarnaast bespreek ik wat organisaties, leidinggevenden en vertrouwenspersonen kunnen doen om te zorgen dat problemen wél vroegtijdig besproken worden en niet escaleren.

Rationele oplossingen alleen zijn niet genoeg

Hoewel de organisatie waar Jet werkt een vertrouwenspersoon, een gedragscode en zelfs een meldpunt had, was de stap naar hulp voor Jet nog steeds te groot. Hoe kan dat?

De wetenschap laat zien dat mensen zoals Jet vaak wel weten waar ze terecht kunnen, dat ze iets aan de situatie willen doen, en dat ze de middelen hebben om actie te kunnen ondernemen. Toch doen ze het vaak niet direct: de stap van weten, willen en kunnen naar daadwerkelijk doen is namelijk veel ingewikkelder dan we denken.

Dit komt doordat een groot deel van ons gedrag automatisch en onbewust is. Onze 'automatische piloot' is gericht op veiligheid en overleving. We vermijden instinctief risico’s en zoeken naar manieren om bij de groep te blijven horen. Dit verklaart waarom Jet, ondanks haar ongemak en kennis van de procedures, toch geen actie onderneemt. Ze wil niet uit de toon vallen, vreest de gevolgen en rationaliseert de situatie: "Misschien is het niet zo erg, misschien stel ik me aan."

Kortom, regels en procedures vormen een belangrijke basis voor een veilige werkvloer, maar zijn alleen vaak niet voldoende.

Onbewuste psychologische obstakels

Mensen die in een onveilige situatie zitten, worden door onze automatische piloot tegengehouden om hulp te zoeken. Dit komt door verschillende onbewuste psychologische obstakels, die voor buitenstaanders vaak niet zichtbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan obstakels als:

• Angst voor de gevolgen: Wat gebeurt er als ik het probleem aankaart? Verlies ik mijn baan? Krijg ik te maken met negatieve reacties van collega's of mijn leidinggevende?
• Schaamte en schuldgevoel: Heb ik zelf iets verkeerd gedaan? Heb ik het gedrag misschien uitgelokt of aangemoedigd?
• Twijfels over de ernst van het gedrag: Is dit wel echt ongewenst gedrag, of hoort het er gewoon bij?
• Sociale norm: Niemand anders zegt iets. Ben ik de enige die dit niet normaal vindt? Anderen lijken het niet als ongewenst gedrag te zien.
• Verwachting dat je serieus wordt genomen. De vorige persoon die hier iets meldde werd ontslagen en uitgelachen. Blijkbaar wordt dit onderwerp niet serieus genomen.

Zelfs als iemand weet wat er moet gebeuren, wil dat het stopt en de middelen heeft om actie te ondernemen, kunnen deze onbewuste psychologische processen hen nog steeds tegenhouden. Aangezien de gevolgen rondom ongewenst gedrag zo groot kunnen zijn en alsmaar groter worden met de tijd, is het cruciaal dat organisaties zich bewust zijn van deze obstakels en hierop in weten te spelen.

Fijne, veilige en productieve organisaties

Wat kunnen organisaties dan doen om ervoor te zorgen dat medewerkers zoals Jet wel op tijd hulp krijgen? Het creëren van een fijne, veilige en productieve werkomgeving vereist inzicht in menselijk gedrag en proactieve ondersteuning. Dit betekent dat organisaties maar ook leidinggevenden en vertrouwenspersonen aandacht moeten hebben voor de verborgen psychologische drempels die medewerkers ervaren. Daarnaast moeten zij actief werken aan een cultuur waarin veiligheid niet slechts een regel is, maar een gedeelde verantwoordelijkheid.

3 tips om de psychologische barrières te verlagen en escalaties te voorkomen:

• Maak vertrouwenspersonen zichtbaar en toegankelijk: Zorg dat vertrouwenspersonen een zichtbare rol hebben binnen de organisatie en dat medewerkers weten hoe en waarvoor ze hen kunnen bereiken. Anonimiteit en toegankelijkheid zijn hierbij cruciaal. Vertrouwenspersonen kunnen actief het gesprek aangaan in plaats van te wachten op meldingen. Zo organiseerden vertrouwenspersonen van een grote verzekeraar presentaties in teams om uit te leggen wat hun rol is. Ze benadrukten actief dat contact met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk is, dat mensen zich hier niet voor hoeven te schamen, en dat je zelf de regie behoudt. Hiermee speelden de vertrouwenspersonen in op verschillende de onbewuste psychologische processen van de medewerkers en werd de drempel om contact met hen op te nemen lager.

• Creëer een cultuur van openheid: Het normaliseren van gesprekken over gedrag en veiligheid verlaagt de drempel om problemen aan te kaarten. Leidinggevenden spelen hier een cruciale rol in door zelf het goede voorbeeld te geven. Dit kan al door klein te beginnen: laat zien dat het stellen van vragen, toegeven van fouten en aankaarten van problemen gewenst is en van medewerkers verwacht wordt. Daarnaast kunnen zij in een team bespreekbaar maken welk concreet (!) gedrag wel en niet geaccepteerd is, en hoe ze elkaar aanspreken als dit toch voorkomt. Ter inspiratie: Binnen een overheidsinstantie besprak elk team met elkaar hoe te reageren op onveilige situaties die uitgebeeld werden door een groep acteurs. Door met elkaar te oefenen, werd het voor de medewerkers makkelijker om zich in real-life situaties ook uit te spreken.
  
  
• Heb continu inzicht en zet in op preventie: Via Talk App geven medewerkers meermaals per jaar aan hoe het met hen gaat en wat zij van bepaalde keuzes vinden. Dit geeft organisaties continu inzicht in het welzijn van hun medewerkers, waardoor leidinggevenden kunnen ingrijpen voordat een probleem is geëscaleerd. Ook weten leidinggevenden via Talk App met welke teams en thema’s het niet zo goed gaat, en dus aan welke knoppen ze moeten draaien. Daarnaast speelt Talk App in op de onbewuste psychologische processen die de stap naar hulp zo moeilijk maken. Zo ‘nudged’ het medewerkers, met wie het niet zo goed lijkt te gaan, actief om vroegtijdig contact op te nemen met vertrouwenspersonen of hun leidinggevende. Dit alles zorgt ervoor dat problemen vroegtijdig zichtbaar zijn en aangepakt worden, waardoor ze niet verder escaleren.

Conclusie

Voor organisaties, leidinggevenden én vertrouwenspersonen is het essentieel om bewust te zijn van de verborgen drempels die medewerkers ervaren bij het bespreekbaar maken van ongewenst gedrag op de werkvloer. Hoewel het vanzelfsprekend is dat de basis zoals procedures en vertrouwenspersonen aanstellen goed geregeld moet zijn, blijkt dat niet voldoende voor een écht veilige werkomgeving. Organisaties moeten verder kijken dan regels en begrijpen welke verborgen psychologische drempels, zoals angst en schaamte, medewerkers zoals Jet tegenhouden om hulp te zoeken. 

Wil je weten hoe jouw organisatie medewerkers kan helpen die belangrijke stap naar hulp te zetten? Laten we samen kijken naar wat écht werkt. Op 13 november geeft Roos Dohmen voor ons een lezing over de Psychologie van Ongewenst Gedrag in Arnhem. LVV-leden kunnen zich gratis aanmelden.

Door: Roos Dohmen, gedragspsycholoog en zelfstandig adviseur, gespecialiseerd in het bevorderen van werkgeluk en veiligheid binnen organisatie
Voor meer informatie over Talk App, bezoek www.talkapp.nl.