De casus van Van Dijk is uiterst leerzaam. Er is sprake van een opeenstapeling van fouten (onzorgvuldig handelen) van het onderzoeksbureau en van de PvdA met verstrekkende gevolgen voor alle betrokkenen. Belangrijke vragen die oprijzen uit de puinhopen van dit relaas zijn onder meer aan welke (fundamentele) vereisten moet een onderzoek naar en een rapportage van grensoverschrijdend gedrag voldoen en hoe dienen opdrachtgevers met de resultaten van het onderzoek om te gaan? Uiteraard zal ik ook aandacht geven aan de rol van de vertrouwenspersoon in deze heikele materie.

Wanneer is een onderzoek geboden?

Niet iedere melding van grensoverschrijdend gedrag hoeft te leiden tot een onderzoek. Het doen van een onderzoek binnen een organisatie is een vergaand en ingrijpend middel. De kring van betrokkenen bij een onderzoek blijft niet beperkt tot de klager en de beklaagde. Vaak zullen collega’s als getuigen worden gehoord en (direct) leidinggevenden zullen ook bij het onderzoek worden betrokken. Onderzoek leidt dus tot veel gedoe binnen een organisatie. Daarom is het belangrijk om te bezien of er minder ingrijpende middelen zijn die tot een passende oplossing kunnen leiden. Ik denk dan aan de eerste zes opties van de escalatieladder, waarbij de optie “niets doen” dan eigenlijk een gepasseerd station is. Niet alle situaties lenen zich voor minder ingrijpende middelen bijvoorbeeld als er sprake is van een ontkennende beklaagde. In zijn algemeenheid kun je stellen dat een onderzoek aangewezen is als er discussie is over de feiten die aan de klacht ten grondslag zijn gelegd en er een gerechtvaardigd doel (bijvoorbeeld een veilige werkplek) met het onderzoek wordt gediend. Bij deze beslissing moeten de belangen van alle betrokken partijen, waaronder die van de klager en de beklaagde worden betrokken. Voorstelbaar is in dat wordt afgezien van het doen van een onderzoek als de klager zijn of haar klacht onvoldoende concretiseert en/of onderbouwt. In zo’n situatie kan van een onderzoek worden afgezien omdat de negatieve effecten van een dergelijk onderzoek voor de beklaagde zwaarder kunnen wegen. Ik ben wel van oordeel dat aan klager eerst alle ruimte moet worden gegeven om de klacht nader te onderbouwen voordat er een besluit wordt genomen over het opstarten van een onderzoek. Ook de beklaagde moet gehoord worden over zijn of haar visie over hoe de klacht behandeld zou moeten worden. Dit alles in het kader van een zorgvuldige besluitvorming en een correcte toepassing van hoor-en wederhoor.

Het onderzoek

De eerste keuze die voorligt is of het onderzoek intern of extern zal worden uitgevoerd. Voorop dient te staan dat het onderzoek deskundig, onafhankelijk (wordt als eis gesteld door het College van de rechten van de mens) en onpartijdig wordt uitgevoerd. Als het onderzoek specifieke kennis vereist en deze kennis is intern niet voorhanden, dan komt een extern onderzoeksbureau in beeld. Onafhankelijkheid betekent dat de opdrachtgever geen invloed heeft op hoe het onderzoek wordt uitgevoerd en op welke wijze er wordt gerapporteerd. Bovendien kan het onderzoek alleen worden gedaan met een partij waarmee de opdrachtgever geen andere zakelijke relatie heeft (bijvoorbeeld de vaste accountant). Onpartijdigheid komt al snel in het gedrang als bijvoorbeeld het functioneren van het management of het bestuur van de organisatie aan de orde is en de organisatie (dus)een belang heeft bij een bepaalde uitkomst van het onderzoek. Als bij een (intern) onderzoek deze fundamentele beginselen niet of onvoldoende zijn gewaarborgd dan zal de opdracht aan een (gerenommeerd) extern bureau verstrekt dienen te worden.

Is er een keuze gemaakt voor een onderzoeksbureau dan dient er vervolgens een onderzoeksopdracht geformuleerd te worden. De werkwijze (onderzoeksprotocol/plan van aanpak) van het onderzoek maakt hiervan deel uit. In het onderzoeksprotocol zal in ieder geval aangeven moeten worden hoe de eerder genoemde beginselen als onafhankelijkheid en onpartijdigheid van het onderzoek voldoende zijn gewaarborgd. Het toetsingskader moet duidelijk in het protocol zijn vastgelegd. Wat is de maatstaf op grond waarvan het onderzoeksbureau moet beoordelen of er sprake is geweest van grensoverschrijdend gedrag. Als het normatieve kader onduidelijk is dan is het oordeel van het onderzoeksbureau op zijn minst discutabel. De onderzoeker dient ervoor te waken dat alle betrokken belangen worden meegenomen in de rapportage en dat hoor- en wederhoor op een juiste wijze en in een juiste fase van het onderzoek wordt toegepast. De reikwijdte van de opdracht moet helder geformuleerd zijn en de onderzoeker moet goed vastleggen welke bevoegdheden hem in het kader van het onderzoek toekomt: tot welke gegevens heeft de onderzoeker toegang, wie zijn er beschikbaar voor interviews en hoe vindt deze verslaglegging plaats. Hoe worden gegevens veiliggesteld en hoe wordt er omgegaan met data en de AVG. Zowel de werkwijze als de presentatie dienen transparant te zijn. Tenslotte dient in het protocol de wijze van rapporteren te zijn vastgelegd en wie de beschikking krijgt over de rapportage. In de zaak van Van Dijk was het rapport zelfs niet beschikbaar voor de beroepscommissie. Dit heeft, zoals we eerder hebben gezien, geleid tot de vernietiging van de eerder opgelegde sanctie.

Rapportage

In het rapport dienen de feiten volledig en nauwkeurig te worden weergegeven. De onderzoeker dient zich te onthouden van subjectieve oordelen. Zijn bevindingen worden evenwichtig gepresenteerd en hij moet oog hebben voor de mogelijke gevolgen van zijn bevindingen voor alle bij het onderzoek betrokkenen. De (objectieve) conclusies die de onderzoeker verbindt aan de onderzochte feiten dienen gebaseerd te zijn op het toetsingskader zoals geformuleerd in het onderzoeksprotocol. Als er in de werkwijze of in de rapportage wordt afgeweken van het onderzoeksprotocol dan dient dat gemotiveerd te gebeuren. Verder moet expliciet in de rapportage worden vermeld in welke stadia de beklaagde de mogelijkheid tot wederhoor heeft gehad. De beklaagde moet de mogelijkheid hebben gehad om kennis te kunnen nemen van alle ingewonnen informatie inclusief de verslagen van interviews en zijn commentaar dient in de rapportage te worden verwerkt. Voorts is wederhoor van toepassing op de concept rapportage. Mocht de rapportage naar aanleiding van dit commentaar worden aangepast dan is op deze aanpassingen opnieuw wederhoor van toepassing.

Afwikkeling

Het is uiteindelijk aan de opdrachtgever om te bepalen hoe er wordt omgegaan met de conclusies uit het rapport. Daarbij dient de opdrachtgever alle belangen van betrokkenen te wegen: heeft de beklaagde een lange staat van (onbesproken) dienst of is er al eens een waarschuwing uitgedeeld, de aard en de ernst van het grensoverschrijdend gedrag, de onrust binnen de organisatie, etc., etc.

Rol van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol bij het terugdringen van psychosociale arbeidsbelasting. In het kader van het inventariseren van de risico’s op seksueel grensoverschrijdend gedrag kan het voorkomen van dit gedrag worden meegenomen in de RI&E rapportage. Ook kan de vertrouwenspersoon een actieve bijdrage leveren aan het opstellen van een interne gedragscode. Deze code geeft in het geval van een onderzoek een normenkader waaraan de onderzoeker de betreffende gedragingen kan toetsen. Kenbaarheid van deze normen is van essentieel belang voor de het creëren van een veilige werkplek. De vertrouwenspersoon heeft hier als taak om de organisatie te ondersteunen om medewerkers voor te lichten en te instrueren over haar beleid voor grensoverschrijdend gedrag. Verder kan de vertrouwenspersoon een belangrijke rol spelen bij het implementeren van een klachtenregeling. Bij het optuigen van de klachtenprocedure als onderdeel van de klachtenregeling kan er extra aandacht worden besteed aan het opnemen van de fundamentele beginselen voor een zorgvuldig onderzoek. Als het tot een onderzoek komt dan kan de vertrouwenspersoon de klager of de beklaagde ondersteunen door toe te zien dat de betreffende fundamentele beginselen in de praktijk ook zorgvuldig worden toegepast.

Wettelijke kaders

Niet alleen de zaak van voormalig kamerlid Van Dijk, maar tal van andere zaken laten zien dat het niet eenvoudig is om zorgvuldig onderzoek te doen naar (seksueel) grensoverschrijdend gedrag. Er gaat veel mis, terwijl er zowel bij klager als beklaagde veel op het spel staat. Het afbreuk risico zowel emotioneel als zakelijk is enorm. Daarom is er wat mij betreft veel aangelegen om in de wet de fundamentele beginselen van een zorgvuldig onderzoek te verankeren en uit te werken. Deze wettelijke beginselen dienen dan van toepassing te worden verklaard op alle onderzoeksbureaus dien onderzoek doen naar (seksueel) grensoverschrijdend gedrag of sociale veiligheid. Indien er twijfel is of de fundamentele beginselen zorgvuldig zijn toegepast moet het mogelijk zijn om deze normen te laten toetsen door de rechter. Omdat deze rechterlijke uitspraken veelal gepubliceerd worden en van commentaar kunnen worden voorzien ontstaat er op die manier steeds meer duidelijkheid hoe een onderzoek zorgvuldig kan worden uitgevoerd.

Als er vragen of opmerkingen zijn over mijn bijdrage, dan ben ik daar benieuwd naar. U kunt reageren via vandenbrink@solvebv.nl

Hartelijke groet,
Mr. E.J. (Evert-Jan) van den Brink