Zo ook Silvia. Vijf individuele melders heeft zij inmiddels gesproken over het schreeuwen en de woede uitvallen en het intimiderend gedrag van hun leidinggevende. Naast dat hij zijn medewerkers kleineert: ‘jij kan ook helemaal niks!’ Niemand durft uit de anonimiteit te treden, uit angst voor negatieve gevolgen.

Silvia vraagt al haar individuele melders of zij een signaal mag afgeven aan de directeur. Alle melders geven hetzelfde antwoord: ja dat mag, maar... 'noem niet mijn naam'. Ze geven toestemming aan de vertrouwenspersoon om een signaal af te geven aan de directeur én om de naam te noemen van de beschuldigde.

Sylvia vraagt zich af of zij dan als vertrouwenspersoon niet voorbij gaat aan haar rol en of zij zelfs daarmee niet klachtwaardig handelt. Want dit draagt mogelijk bij aan de onveiligheid van de beschuldigde. Die weet namelijk niet tegen wie hij zich kan verweren. Silvia denkt dat de meest zuivere keuze is om aan de organisatie terug te geven dat er meerdere melders zijn die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen van één leidinggevende, maar dit niet durven te melden. Silvia noemt daarbij niet de naam van de betreffende leidinggevende.

Kun je als vertrouwenspersoon op de bres te staan voor de melders en de naam noemen van de beschuldigde, als de melders zelf niet uit de anonimiteit willen? Een mooie en lastige vraag! De meningen hierover waren verdeeld. Ik geef ze weer in deze column. Ik heb de ‘tegenstanders’ mijn column vooraf gestuurd. Ook zij zien nu de waarde in van ‘zijn naam noemen’.

Onze jurist geeft aan:
“Noem niet zijn naam. Nee, zelf anoniem blijven en wel de naam van degene die lastigvalt noemen, dat is een brug te ver. Dit is niet de rol van de vertrouwenspersoon. Hier lijkt een signalenonderzoek op zijn plaats." 

Een van onze trainers en tevens signalenonderzoeker is het daar mee eens. De vertrouwenspersoon moet blijven bij waar hij voor is. Signalen afgeven is prima, maar dan in zijn algemeenheid ter bescherming van de betrokken partijen. Dus de leidinggevende zet een signalenonderzoek in gang naar aanleiding van de signalen die hij heeft ontvangen van bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon, maar dat kan ook naar aanleiding van signalen van OR, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker of een combinatie hiervan. Haar ervaring leert dat juist de directeur goed snapt dat hij iets moet doen, maar dat een deugdelijk handelingsperspectief ontbreekt. Zij heeft dit jaar in totaal 14 verzoeken tot signalenonderzoek gehad. Daar heeft zij er tot nu toe vier van gehonoreerd. De andere verzoeken heeft zij op een andere manier opgelost, omdat dat beter paste bij de situatie. De directeur had echter geen idee van deze keuzemogelijkheden.

Mag je de naam van de vermeende lastveroorzaker noemen?
Ik herken en erken de bovengenoemde zorgen en bezwaren en de waarde van een signalenonderzoek. Niemand mag voor de bus worden gegooid of verdient een trial by media. Vanuit een signaal van anonieme melders zou je niet op non-actief mogen worden gesteld. En het biedt al helemaal geen grond voor arbeidsrechtelijke maatregelen.

Daarnaast, daar waar onze jurist eerder zit op ‘niet doen’, zie ik ook mogelijkheden. In mijn ogen is het een moreel dilemma en contextafhankelijk.

Ik zou de mogelijkheid open willen laten voor de vertrouwenspersoon de naam wèl te noemen, daar waar je er echt van ‘overtuigd’ bent dat hier sprake is van een trend en dat het de angst is voor de gevolgen die individuele melders weerhoud om ‘er iets mee te doen’. In mijn ogen is het een moreel dilemma. Ik bied je zo meteen nog handvatten voor de eigen dilemmaweging.

Ik wil daarbij de kanttekening maken dat je de directeur in een lastig pakket brengt, wanneer je een signaal afgeeft waarbij de melders anoniem blijven.

Wat zijn de mogelijkheden wanneer Silvia haar signaal afgeeft aan de directeur:
Allereerst kan Silvia met de directeur bespreken wat deze melders nodig hebben om uit de anonimiteit te treden. Dat biedt soms de veiligheid aan melders om toch uit de anonimiteit te treden. Denk aan bijvoorbeeld een garantiebrief dat ze geen nadeel zullen ervaren.

Een aantal andere keuzemogelijkheden voor de directeur:

• ogen extra openhouden voor signalen
• het thema ongewenste omgangsvormen op de agenda zetten. Uitdragen wat hij van de leidinggevenden en van zijn medewerkers verwacht. Voelbaar maken dat de zorg voor een veilige werkplek menens is en hoog in het vaandel staat. Zie ook de tien tips.
• een RI&E laten uitvoeren en daarbij specifieke vragen opnemen over ongewenste omgangsvormen.
• een signalenonderzoek:
  Een signalenonderzoek is niet zaligmakend. Je hebt dan boven tafel waar het om gaat, maar daarna kan de directeur nog steeds niets doen. Vanuit een signalenonderzoek kun je geen arbeidsrechtelijke maatregelen nemen. Wel zijn er andere mogelijkheden zoals coachen leidinggevende (en zijn team) voorlichting, scholing. Allerbelangrijkst is dat na een signalenonderzoek de medewerkers een terugkoppelingen krijgen op hoofdlijnen
• de leidinggevende aanspreken op vermeend gedrag*
• coaching voor de leidinggevende

De directeur heeft mogelijk al eerder meldingen ontvangen over betreffende leidinggevende of heeft betreffende leidinggevende al aangesproken (op vermeend gedrag), gewaarschuwd of reeds een dossier over hem gevormd. Dat weet je vaak niet als vertrouwenspersoon. Dit pleit in mijn ogen mede voor het noemen van de naam.

Recht doen aan beide partijen
Het is überhaupt de verantwoordelijkheid van de directeur het afgegeven signaal serieus te nemen en zorgvuldig af te wegen welke keuze de beste is. Je mag hopen dat inmiddels elke directeur en leidinggevende zich ervan bewust is dat hij recht moet doen aan beide partijen en dit meeneemt in de afweging van zijn aanpak. Dat hij veiligheid en zorgvuldigheid moet bieden aan alle partijen en dat hij voorafgaand aan maatregelen aan waarheidsvinding moet doen. Hopelijk ook is de directeur bekend met de 27 keuzemogelijkheden van de escalatieladder voor leidinggevenden en kunnen zij daarin een zorgvuldige afweging maken. Dat kan dus ook betekenen bij ‘melders die anoniem willen blijven’, de directeur besluit om met betreffende vermeende lastveroorzaker het gesprek niet aan te gaan, en eerst te wachten totdat de melders uit de anonimiteit stappen.

*Aanspreken op vermeend gedrag
Aanspreken op vermeend gedrag is een prachtige mogelijkheid als de vertrouwenspersoon wel de naam noemt van de vermeende lastveroorzaker. Het is de verantwoordelijkheid van de directeur om een afweging te maken of het aanspreken op vermeend gedrag passend is.

Bij het aanspreken op vermeend gedrag moet de directeur veiligheid bieden: “Dit komt mij ter ore, ik heb er over getwijfeld, maar vind toch dat ik het met jou moet delen. Ik wil het je niet onthouden. Graag hoor ik jouw verhaal. Wat was jouw intentie? Herken je elementen in jouw handelen en uitspraken? Zijn dingen wellicht niet bedoeld, maar anders ervaren? Grenzen zijn immers subjectief en bedoeling en ervaring kunnen heel verschillend zijn. ………

Bij totale ontkenning “zoiets zou ik nooit doen” kun je aangeven dat je blij bent op een lijn te zitten en dat je allebei respectvolle omgang belangrijk vindt en wellicht dat de directeur deze gedeelde zienswijze wat betreft gewenste omgangsvormen per mail bevestigd.

Onbewust onbedoeld
Inherent verbonden aan ongewenste omgangsvormen is het subjectieve karakter van de ervaring. Soms zijn leidinggevende of medewerkers zich niet bewust van het eigen ongewenste gedrag. Het gesprek voeren over de signalen - aanspreken op vermeend gedrag - heeft niet het doel om te corrigeren, te straffen of maatregelen te nemen. Het doel is om in alle oprechtheid de andere kant van het verhaal te horen, eventueel bewustwording op gang te brengen en op een lijn te komen waar het gaat om de kaders van ongewenste omgangsvormen. Een oprecht nieuwsgierige, objectieve en compassievolle houding is in dit gesprek cruciaal, want beschuldigd worden, zonder te weten door wie je wordt beschuldigd, voelt doorgaans als kwetsbaar en onveilig. Elke organisatie zou dan ook een begeleider beschuldigde moeten faciliteren.

De functie van vertrouwenspersoon is soms ook pionieren.

Ik zie graag een dilemmaweging waarin de mogelijkheid openlaat om als vertrouwenspersoon wèl de naam van de vermeende lastveroorzaker te noemen. Met name daar waar je er echt van overtuigd bent dat hier sprake is van een trend en dat het de angst is voor de gevolgen die individuele melders weerhoud om ‘er iets mee te doen’.

Mogelijke criteria die de keuze om wel de naam te noemen van vermeende lastveroorzaker versterken:

• De verhalen van individuele melders zijn congruent en er zit een sterke overlap in.
• De impact op veiligheid en welzijn van de melders is groot.
• De inschatting van de reactie en de slagvaardigheid en handelingsbekwaamheid van de directeur. Ken je de directeur als daadkrachtig en tevens iemand die een weloverwogen aanpak initieert waarbij recht wordt gedaan aan de rechten en belangen van alle partijen? Of is de directeur een olifant in een porseleinkast? (Dit toont het belang aan dat je als vertrouwenspersoon een gedegen fundament van samenwerkingsrelatie hebt opgebouwd met de directeur)
• Het ongewenste gedrag van betreffende leidinggevende is al eerder aan de orde geweest.
• Collega of collega’s hebben om deze reden ontslag genomen en de organisatie verlaten.
• De psychologische veiligheid en de sociale veiligheid in de organisatie.
• Melders overwegen om de organisatie te verlaten.
• Het risico is aanzienlijk dat betreffende leidinggevende alsmaar nieuwe slachtoffers maakt.
• De machtsrelatie leidt tot een afhankelijke positie van ondergeschikten ten opzichte van betreffende leidinggevende.
• Je kunt de anonimiteit van de anonieme melders borgen. Het gaat over ongewenste omgangsvormen, wanneer je concreet moet worden over de afgegeven signalen, kan dat snel herleidbaar zijn.

 
Het is een moreel dilemma. Maak daarom gebruik van de tien stappen van morele dilemmaweging bij de keuze of je wel of niet de naam gaat noemen.

Laatst was er in een andere casus een medewerker al vertrokken vanwege het intimiderend gedrag van de leidinggevende. Deze medewerker had daar ook al melding van gedaan bij de directeur. In mijn ogen is dat een extra reden om bij volgende melders een signaal af te geven waarbij de naam van de vermeende lastveroorzaker wordt genoemd.

Neem bij je afweging ook mijn vorige column mee, waarin het hoogst bevoegde gezag reageert op het signaal van 13 meldingen met de boodschap: “jullie moeten je waffel houden!” Vind je het dan gek dat melders anoniem willen blijven?

Benieuwd
Soms is het in de functie van vertrouwenspersoon pionieren ik ben heel benieuwd, naar jullie ervaringen en bevindingen in situaties als deze. Mail mij. Wellicht wijd ik er dan een volgende column aan.

Wil je reageren, mail me dan op info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/trainer Van Oss & Partners  I  Opleiding vertrouwenspersoon