Het verhaal van de vertrouwenspersoon

Achter onbekende nummers die op mijn telefoon verschijnen, gaan meestal melders schuil. Ze komen met ingrijpende verhalen en het is vaak een puzzel om helder te krijgen wat er speelt. Zo ook deze keer. Stukje bij beetje komt het verhaal er echter uit en vallen de puzzelstukjes op hun plek: een ziekmelding, een intimiderende baas, heftige emoties, en in essentie een klokkenluiders-casus rond een aanbestedingsproces. Complexer nog: de melder blijkt terwijl ze mij belt onderweg naar een gesprek met diens directeur en een bestuurder. Ik probeer helder te krijgen waar dat gesprek over gaat, wat de status en het doel ervan zijn. De context en details in het verhaal maken duidelijk dat het gesprek zeer onveilig is voor de melder, maar dat die – met steun van een partner – het gesprek wel aan wil gaan. De melder blijkt de klokkenluidersmelding al lang daarvoor gedaan te hebben en zich tegelijkertijd te hebben ziek gemeld. De druk om aan de oproep voor het gesprek gehoor te geven is groot en er is hoop op redelijkheid van de werkgever en respect voor de integriteit van de melding.

We bespreken de voors en tegens van het gesprek, de risico’s en hoe de melder zoveel mogelijk veiligheid voor zichzelf kan inbouwen. Diverse scenario’s – ook het ‘worst case’ scenario – komen voorbij. Ik maak afspraken met haar over do’s en don’ts, de in te nemen rol en positie (ook van de partner) en we plannen ook een vervolgafspraak in. In de minimale beschikbare tijd zijn de meest essentiële zaken besproken. Dan stel ik toch nog even – voorzichtig – de vraag: “wat maakt dat je nu pas belt en niet twee maanden geleden?” Het antwoord is even eerlijk als ontwapenend: “Ik had geen idee wat een vertrouwenspersoon voor me kon betekenen”.

Tot zover de rijdende trein. Nu het verleggen van het spoor.

Het gesprek met baas en bestuurder verloopt niet best. De directeur ontkent het aanbestedingsprobleem, de bestuurder bevestigt dit, want hij heeft zelf al onderzoek gedaan. De focus wordt verlegd naar het functioneren van de melder, diens ziekte en de reintegratieprocedure. De directeur en bestuurder blijken in deze casus twee handen op één buik te zijn. Terwijl allerlei tekortkomingen meteen zichtbaar zijn: het onderzoek van de bestuurder heeft geen enkele formele status en kent geen hoor-en-wederhoor. Dit onderzoek wordt echter volledig door de directeur omarmd en maakt dat reeds voor het gesprek met de melder hun oordeel al is geveld. Geen van alle betrokken partijen lijkt zich bewust van de in deze kwesties verplichte meldregeling Klokkenluiders. Een regeling die ook in deze organisatie wel degelijk geldt en is vastgesteld. Het is niet alleen een kleine moeite, maar het is ook beslist noodzakelijk om deze meldregeling af te stoffen en op deze casus toe te passen.

Moet je als melder een ‘smoking gun’ kunnen tonen, keihard bewijs hebben? Nee, een ‘redelijk vermoeden van een (dreigende) misstand’ op grond van eigen waarneming en ervaring is voldoende om een melding te doen. Toch is de onzekerheid groot bij de melder: hoe hard is mijn vermoeden? In overleg met de melder neem ik contact op met een adviseur van het Huis voor Klokkenluiders. Er wordt zeer goed meegedacht en helder uitgelegd wat het Huis in deze casus voor de melder kan betekenen. Stap één: de tot dan toe genegeerde integriteitsmelding nogmaals formeel indienen bij het bestuur volgens de meldingsprocedure. Stap twee: het dossier voorleggen aan het Huis voor Klokkenluiders voor advies. In overleg met de melder zet ik de melding door naar het bestuur, onder verwijzing naar de eerdere mails van de melder en naar de klokkenluidersregeling met het verzoek om de geëigende procedure op te starten. Diezelfde dag nog krijg ik een verzoek om een van de bestuurders de volgende ochtend te bellen.

“Melder spoort niet”

Zoals ik vreesde gebeurt: deze bestuurder hangt, in navolging van manager en directeur, opnieuw een verhaal op over een disfunctionerende medewerker. Daarbij wordt wederom de integriteit van de melder nadrukkelijk in twijfel getrokken. Dan geef ik aan dat zo’n reactie klassiek is in dubbele betekenis: letterlijk in de Griekse oudheid werd al gezegd dat brengers van slecht nieuws bij niemand geliefd zijn, en overdrachtelijk omdat het in twijfel trekken van de integriteit van de melder ook een klassieke reactie is 'als de melder niet deugt, zal de melding ook niet deugen'. Ik geef ook aan dat ik geen oordeel als VP heb over de inhoud, maar kijk naar de zorgvuldigheid van de procedure en afhandeling van de melding. En daarin is de meldregeling heel helder.Vriendelijk doch vasthoudend leg ik het nut van een meldprocedure en onderzoeksproces uit: iedereen in de juiste rol en positie, het instellen van een neutrale commissie die onderzoek doet en die met een uitspraak en een advies komt. Blijkt de melding terecht, dan moet je er wat mee en is het een belangrijk leermoment voor de organisatie, is de melding ongegrond, dan wordt daarmee degene tegen wie het vermoeden was gericht vrijgepleit. Bovendien laat je als organisatie dan zien dat je zorgvuldig en integer omgaat met te goeder trouw gedane meldingen. Win-win-win, nietwaar? Met voelbare tegenzin gaat de bestuurder overstag.

Mag dit wel?

Mijn collega-vertrouwenspersoon bij deze organisatie krijgt diezelfde dag nog een telefoontje van de vermoedelijk beschuldigde. Niet met vraag om steun of hulp, maar met de vraag of ik als externe vertrouwenspersoon wel zo’n klokkenluidersmelding had mogen doorzetten? En of deze melding daarvoor wel enige basis biedt en of er wel sprake was van een ‘redelijk’ vermoeden? Dit gesprek verzandt al snel in een pleidooi voor de eigen onschuld en het verdacht maken van de klokkenluider. Mijn collega vangt het professioneel op en geeft aan dat procedureel alles in overeenstemming is met de klokkenluidersregeling, dat hij geen uitspraken doet over zijn collega-vertrouwenspersoon naar derden en dat er een ‘begeleider beschuldigde’ ingezet kan worden als hij dat wenst.

Dienstverleningsbrief

De klokkenluider heeft inmiddels het hele dossier met een adviesvraag doorgestuurd naar de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders. De adviesaanvraag doorloopt een zorgvuldig proces waarin de melding inhoudelijk wordt beoordeeld en erkend als legitieme melding van een redelijk vermoeden van een misstand. Het Huis stuurt de melder een dienstverleningsbrief en zal de melder ondersteunen. De erkenning van het Huis dat het wel degelijk een vermoedelijke misstand betreft, geeft de broodnodige erkenning en ook enige rust.

In het spoor

Intussen is er een externe integriteitscommissie ingesteld. Deze doet haar werk grondig en zorgvuldig en hoort zowel de melder als andere relevante betrokkenen in de casus. Verder wordt er mede op basis van diverse schriftelijke bewijsstukken een dossier gevormd. De eindconclusie van de commissie is dat er geen misstand of inbreuk kan worden vastgesteld en de melding ongegrond wordt verklaard. Wel heeft de commissie forse kritiek op de procesgang en het management van het aanbestedingsproces. Aan de kritiek koppelt de commissie een uitgebreid advies aan het bestuur voor organisatorische en administratieve verbeteringen.

Het Huis

Vertegenwoordigers van het Huis voor klokkenluiders vragen bij het bestuur van de organisatie extra informatie op en verzoeken om een afspraak om de casus te bespreken. Met forse vertraging wordt –gedeeltelijk – aan het informatieverzoek gehoor gegeven (niet alles blijkt terug te vinden) en het gesprek vindt uiteindelijk plaats. Het bestuur laat achteraf weten de adviezen van de onderzoekscommissie over te nemen, wat een impliciete erkenning is dat er wel degelijk van alles schortte aan het aanbestedingsproces. Het arbeidscontract met de klokkenluider is dan – hoe klassiek – al ontbonden. Het blijkt lastig om een integriteitsvraagstuk echt in de bek te kijken, de integriteitsparadox in optima forma. De rol en het belang van een vertrouwenspersoon en een heldere ‘Meldregeling Integriteit’ zijn inmiddels wél voor alle betrokkenen glashelder.

Dank aan Stefan van Weers dat hij zijn persoonlijke ervaring als extern vertrouwenspersoon wilde delen.

Wil je reageren mail me dan op info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/trainer Van Oss & Partners  I  Opleiding vertrouwenspersoon