Leuke HR klus

Nina vertelde enthousiast hoe leuk haar interim HR-klus is en hoe zij een directeur ondersteunde in een lastig gesprek. De medewerker was al twee keer aangesproken op ‘stoken achter de rug van de directeur om’. Dit deed hij door het sturen van e-mails naar alle medewerkers. In deze e-mails uitte hij zijn ongenoegen over de directeur, in plaats van het gesprek over de inhoud met de directeur zelf aan te gaan. Omdat de medewerker al twee keer hierop was aangesproken, gaat dit gesprek over een officiële berisping. Uiteraard geeft HR ook ruimte voor zijn kant van het verhaal. Nina vindt het als gespreksleider belangrijk beide kanten van het verhaal recht te doen. Zij kwam met een voldaan gevoel uit het gesprek.

Nina was dan ook verbijsterd toen zij een week later een mail ontving waarin stond dat deze medewerker een klacht tegen haar ging indienen bij de klachtencommissie vanwege agressie en geweld. “Is het beleid ongewenste omgangsvormen daarvoor bedoeld? Kun je dan niet langer met medewerkers een gesprek voeren over hun functioneren? Zo ben je wel erg kwetsbaar!”

In vier dagen tijd hoor ik vier voorbeelden van soortgelijke strekking. Het geeft mij het beeld dat hier sprake is van een trend. Door alle aandacht voor de thema’s rondom integriteit en veiligheid op de werkplek is de laagdrempeligheid om een melding te doen over ongewenste omgangsvormen of integriteit toegenomen. Dat juich ik uiteraard toe. Maar de vraag is of het nu doorslaat en we de andere kant van de medaille te zien krijgen?

De andere spelers moeten hun werk doen

De vertrouwenspersoon kan alleen functioneren en kan alleen naast de melder staan als alle andere spelers in het veld in de kaders van hun functie op dit terrein optimaal hun werk doen als leidinggevende, HR-functionaris of klachtencommissie. Het is essentieel dat zij de kaders van hun rol begrijpen en deze op een doeltreffende manier invullen.

Leidinggevenden moeten bij uitstek recht doen en veiligheid bieden aan alle partijen. Zij doen waarheidsvinding. Zij moeten beide kanten van het verhaal horen. Vandaaruit kunnen ze recht doen aan het verhaal en moreel juist handelen binnen het scala aan keuzemogelijkheden (escalatieladder leidinggevenden). Uiteraard moeten zij hiervoor voldoende worden toegerust.
De leidinggevende zal zijn voortrekkersrol op dit terrein nog weer verder kunnen uitbouwen en alle spelers op het veld nog meer bewust kunnen maken en toe kunnen rusten voor ieders eigen rol en verantwoordelijkheid.

Ook de klachtencommissie moet toegerust zijn om alle facetten van haar werk gedegen uit te voeren. Dat begint al bij de beoordeling of een klacht wel of niet ontvankelijk is. De criteria waar het aan moet voldoen. Deze zorgvuldige beoordeling moet misbruik bij het indienen van klachten voorkomen. Daarnaast doet de klachtencommissie bij uitstek waarheidsvinding door het horen van beide partijen. De klachtencommissie moet beoordelen of een klacht ontvankelijk is, of het voldoet aan alle toetsingscriteria en of de klacht aannemelijk kan worden gemaakt. De klacht moet gaan over objectiveerbare feiten en vallen onder Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA).

Over de rol van HR schreef ik dit voorjaar een column.

De geschetste trend onderstreept het belang dat elke organisatie ook een professionele begeleiding voor de beschuldigde faciliteert:  https://www.opleidingvertrouwenspersoon.nl/begeleider-beschuldigde-aangeklaagde_90.php

LVV

Voor de LVV ligt hier wellicht in de komende tijd ook een missie: niet alleen zorgdragen voor gekwalificeerde vertrouwenspersonen, maar daarnaast -nog meer- aandacht voor het toerusten van de andere spelers in dit veld. De functie van vertrouwenspersoon komt immers alleen tot haar recht op het moment dat ook de andere spelers hún werk doen en adequaat invulling geven aan hun taken en verantwoordelijkheden.

Wat doe je wanneer er ècht misbruik van je wordt gemaakt?

In principe staat de vertrouwenspersoon naast de melder, oordeelt hij niet, en doet hij niet aan waarheidsvinding. Je vraagt als vertrouwenspersoon wel door: “Je voelt je geïntimideerd, je ervaart agressie en geweld. Kun je daar wat meer over vertellen?  Wat werd er tegen je gezegd? Waar ging het gesprek over? Waar ervaarde je agressie? Enzovoorts.”

Soms is de melder een wolf in schaapskleren. In het uitzonderlijke geval dat je je écht gebruikt voelt, dan komt er ook een grens aan ‘naast de melder staan’. Uiteindelijk kun je dit bespreekbaar maken en/of zelfs aangeven dat je door omstandigheden niet meer in staat bent om de rol van vertrouwenspersoon te vervullen. Nogmaals: dit is uitzonderlijk. Daarom geldt hiervoor een soortgelijk protocol als bij vertrouwelijkheid doorbreken. Waak echter voor te snel labelen. Ga niet over een nacht ijs.

Daarnaast is een van je mogelijkheden in je functie van vertrouwenspersoon,  ‘meegaan ter ondersteuning naar een gesprek’ met leidinggevende of medewerker die de last veroorzaakt. Daarbij geef ik altijd als leidraad: je moet je er als vertrouwenspersoon ook goed bij voelen. Je biedt dit niet aan als het voor jou niet goed voelt. Je kan er alleen ‘zijn voor een ander’ als je eerst goed zorgdraagt voor jezelf.

Dat er soms echt een totaal andere kant aan het verhaal zit, is ook een van de redenen dat je als vertrouwenspersoon niet in de  rol van belangenbehartiger stapt.

Zet de schaduwkant en ieders verantwoordelijkheid op de agenda

Is de beschuldiging van ongewenst gedrag een troefkaart om te trekken wanneer een medewerker iets niet bevalt? Zinvolle wetgeving draagt nagenoeg altijd ook een risico in zich dat het wordt misbruikt. Dat is de schaduwkant. Moeten we dan het beleid maar overboord gooien? Of moeten we de functie van vertrouwenspersoon bijstellen en de vertrouwenspersoon niet langer naast de melder laten staan? Nee, absoluut niet.

Wel moet deze schaduwkant worden (h)erkent en het gesprek in de organisatie met een ieder worden gevoerd. Niet om het beleid ongewenste omgangsvormen en integriteit overboord te gooien, maar om recht te doen aan alle facetten en hier met elkaar waakzaam op te zijn.

Ter verantwoording geroepen

Ik word als opleider ter verantwoording geroepen: “Marcel, jij zult vertrouwenspersonen toch wel leren om het kaf van het koren te scheiden?“

Nee, daarin moet ik de vraagsteller teleurstellen, dat leer ik de vertrouwenspersoon niet.

Het is aan de andere spelers op het veld om het kaf van het koren te scheiden. Daarvoor moeten zij dan wel toegerust zijn. Daar ontbreekt het vaak aan. Dan gaat het mis. Als vertrouwenspersoon heb jij hierin wel de rol van luis in de pels. Draag uit dat jij alleen ‘naast de melder kunt staan’, als anderen ook hun verantwoordelijkheid nemen. Zet dit punt op de agenda. Zijn in jouw organisatie de andere spelers op het veld gedegen toegerust voor hun specifieke rol? Zijn ze in staat om adequaat te handelen en het kaf van het koren te scheiden?

Wil je reageren mail me dan: info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl