Suus was ontstemd. “Dit kan toch niet! Leidinggevenden hebben toch de hoofdverantwoordelijkheid? Een melder moet toch bij uitstek bij een leidinggevende terecht kunnen? Nu schuift hij het gewoon op mij af! Uiteraard kan deze melder nu bij mij terecht, maar ik wil deze leidinggevende ook terechtwijzen.”

Suus heeft een punt en tegelijk is nuancering op zijn plaats. Een doorverwijzing door een leidinggevende naar de vertrouwenspersoon kan ook meerwaarde hebben.

Doorverwijzen naar vertrouwenspersoon

Ik schrijf over de keuzemogelijkheid van ‘doorverwijzen naar de vertrouwenspersoon’ in onze escalatieladder voor leidinggevenden:

Wanneer leidinggevenden horen dat een medewerker komt om ongewenste omgangsvormen te bespreken, dan hebben sommigen de neiging om onmiddellijk door te verwijzen naar de vertrouwenspersoon, want “die gaat hierover en ik niet”. Dit is niet helemaal juist.

Als leidinggevende heb je de hoofdverantwoordelijkheid als het gaat om het zorgdragen voor een veilige werkplek. Dus je gaat er als leidinggevende wel degelijk zelf over. Je mag blij zijn dat een medewerker het vertrouwen in jou heeft en zich tot jou wendt. Jij bent dan - als eerste - aan zet.

Doorverwijzen is wel aan de orde wanneer een medewerker je vertrouwelijk wil spreken over ongewenste omgangsvormen. Als leidinggevende kun jij die vertrouwelijkheid absoluut NIET toezeggen. Jij hebt immers verantwoordelijkheid om zorg te dragen voor een veilige werkplek. Als een medewerker jou vertelt over een onveilige situatie en je hebt net vertrouwelijkheid toegezegd, dan bestaat de kans dat je de vertrouwelijkheid direct moet doorbreken omdat jij iets MOET doen om die onveilige situatie weer op te heffen. Daarnaast kan de medewerker de behoefte hebben aan eigen regie, een sparringpartner om zelf een eigen passende keuze te maken of ondersteuning en nazorg. Dit zijn allemaal zaken die de vertrouwenspersoon kan bieden. De vertrouwenspersoon kan in principe wel in vertrouwen geraadpleegd worden. Je kunt aangeven dat de melder altijd bij je terug kan komen - wel of niet in aanwezigheid van de vertrouwenspersoon - wanneer de melder stappen wil zetten en daar de leidinggevende bij wil betrekken of nodig heeft.

Extra belang doorverwijzen naar vertrouwenspersoon

Je kunt als leidinggevende de waarde van een gesprek met de vertrouwenspersoon nog wat diepgaander onder de aandacht brengen en de melder extra stof voor een weloverwogen keuze bieden: “Ik hoor dat dit gaat over ongewenste omgangsvormen. Klopt dat? Voordat je mij het hele verhaal vertelt, wil ik je vragen of je hebt overwogen dit met de vertrouwenspersoon te bespreken? De redenen dat ik je dit vraag, zijn de volgenden: de vertrouwenspersoon staat naast de melder en biedt je vertrouwelijkheid, die kan ik je niet bieden. De vertrouwenspersoon geeft je daarmee de veiligheid en de vrijheid om wat dieper in te gaan op je verhaal en je emoties. Ook bij mij kun je je verhaal kwijt, maar ik heb hier ook een verantwoordelijkheid om te handelen om de andere kant van het verhaal te horen. Ik ben me er bewust van dat dit het soms lastiger maakt om ‘alles bloot te geven’ temeer omdat wij ook een hiërarchische verhouding hebben. Als je het met mij bespreekt ben je in basis je regie kwijt. Bij de vertrouwenspersoon behoud je in basis je eigen regie. De vertrouwenspersoon geeft je een overzicht van de keuzemogelijkheden en helpt je een eigen passende keuze te maken. Een van de keuzemogelijkheden is dat je - samen met de vertrouwenspersoon- bij mij terug komt.”

Een nadeel kan zijn dat je als leidinggevende de regie kwijt bent en dat melder na het gesprek met de vertrouwenspersoon vanuit de eigen regie besluit om ‘niets te doen’ en de ongewenste omgangsvormen niet verder met de veroorzaker en de organisatie te bespreken. De veiligheid op de werkplek wordt niet hersteld. De lastveroorzaker kan het ongewenste gedrag continueren.
Een mogelijk risico wanneer je als leidinggevende direct en voortvarend de kwestie gaat aanpakken, is dat door het tempo van de actie opnieuw een grensoverschrijding ervaren kan worden door de melder. Ook al bedoel je het als leidinggevende allemaal heel goed. Het let nauw. De grens van melder is immers al aangetast.

27 keuzemogelijkheden voor leidinggevenden in escalatieladder

Besteed als vertrouwenspersoon bij het ‘opbouwen van fundament in de samenwerkingsrelatie met leidinggevende’ er aandacht aan dat een melder bij zowel leidinggevenden als vertrouwenspersoon voor een opvanggesprek terecht kan en welke voor- en nadelen er aan de keuze verbonden zijn.

In onze tweedaagse nascholing ‘Opbouwen samenwerking met leidinggevenden’ gaan we hier dieper op in. De escalatieladder voor leidinggevenden wordt hierin vanaf nu opgenomen en tevens in onze e-learning voor leidinggevenden.

In de escalatieladder voor leidinggevenden vind je maar liefst 27 keuzemogelijkheden voor leidinggevenden wanneer zij een melding krijgen van ongewenste omgangsvormen. Bij elke stap staat een uitgebreide toelichting en vermelding van de mogelijke voordelen en risico’s. Geen enkele leidinggevende die de e-learning heeft gevolgd en dit document heeft gelezen zal nog ooit onbezonnen kunnen zeggen; “je moet niet bij mij zijn.”

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl
Stuur eventuele reactie naar Marcel van Oss: info@trainingvanoss.nl