“Een anonieme melding daar doen wij niets mee.” Ik denk dat je dat zo algemeen niet zou moeten stellen en ook niet zo moet opnemen in het beleid van de organisatie.
De afgelopen tijd werd ik drie keer door een vertrouwenspersoon geconsulteerd over een ‘anonieme melding'.

Ik ga naar de casus van Paula. Zij mailt: “Het overkomt me niet vaak, maar nu loop ik tegen een casus aan waar ik advies bij nodig heb. Het gaat over een anonieme melding. Ik probeer de casus zo kort en bondig mogelijk voor je samen te vatten.

Een melder bezoekt een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (niet ikzelf) van onze organisatie met de mededeling: "ik kom u iets vertellen, maar ik wil anoniem blijven en er daarna ook niets meer mee te maken hebben. Doe met de informatie wat u goeddunkt."

Het verhaal van de melder
Er werkt hier in onze organisatie een medewerker waarvan ik weet dat hij door het bestuur van een sportvereniging van zijn trainerstaken is ontheven vanwege meldingen van ouders dat hij seksueel grensoverschrijdend gedrag vertoonde bij jonge sporters. Volgens de melder heeft het bestuur daarvan geen aangifte gedaan, verdere informatie ontbreekt. Wat nu te doen? (Binnen onze organisatie werkt de man alleen met volwassenen.)
Het betreft hier dus een melding uit de tweede of derde hand, die niet geverifieerd is en die bovendien niet binnen onze organisatie heeft plaatsgevonden. Een mogelijke vorm van afbreukrisico is in de verte natuurlijk aanwezig, maar bij een vervolgactie natuurlijk ook voor de medewerker waar het over gaat.

Vragen van de vertrouwenspersoon
Naar mijn idee is dit geen casus die een vervolgactie van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen vraagt?
Komt mijn rol als vertrouwenspersoon integriteit in beeld? En zo ja, welke actie ligt dan voor de hand?
Of dient de melder gewezen te worden op het feit dat het bestuur van de sportvereniging een meldingsplicht bij hun bond heeft en dat hij daar moet zijn met zijn melding?
Zie ik nog zaken over het hoofd?”

Mijn kijk op de casus
Ik moet deze situatie wel drie keer lezen voordat ik Paula bel om te sparren. Haar vragen mogen helder zijn, de antwoorden zijn diffuser. Ik wil je uitnodigen zelf ook even over deze vragen na te denken voordat je verder leest.

Paula hoort als externe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit deze casus van Koos. Koos is alleen vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. Koos ziet de melding als een melding van seksuele intimidatie. Dat laatste is maar de vraag en bovendien geeft zo'n melding weinig mogelijkheden. Er is immers geen melder, alleen een anonieme melder en de klacht van deze melder betreft bovendien niet iets wat hem zelf is overkomen. Dus het beleid ongewenste omgangsvormen biedt hier weinig mogelijkheden. Dit voorbeeld onderstreept het belang om de functie van vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit te combineren.

Hoofdrol voor de vertrouwenspersoon integriteit?
Ongewenste omgangsvormen valt ook onder de vlag van integriteit. In dat kader zijn er voor Paula, die tevens de functie van vertrouwenspersoon integriteit vervult, iets meer mogelijkheden. Er zou bijvoorbeeld vanuit de signalerende functie van vertrouwenspersoon een signaal afgegeven kunnen worden. Paula overwoog het, maar wat is daarin wijsheid? Dat is een lastige vraag. Het betreft immers een melding over een mogelijke misstand uit een andere organisatie. Wanneer de vertrouwenspersoon integriteit met deze melder had gesproken, die anoniem wil blijven, dan had hij hem kunnen wijzen op de mogelijkheid van een vertrouwelijke melding. Tegelijkertijd lijkt me deze melding te dun voor de meldprocedure. Je doet als vertrouwenspersoon geen waarheidsvinding. Het bestuur van de sportvereniging heeft het op haar manier al opgepakt. Daarvan weet je ook niet de ins en outs.

Wat zou het doel zijn van een melding/signaal afgeven? Je zou als belangrijkste doel kunnen zien de leidinggevende van het gedrag van deze man bewust maken, zodat de leidinggevende op zijn gedrag extra alert is. Wanneer deze medewerker zijn grensoverschrijdend gedrag in deze organisatie continueert, leidt dat niet alleen tot reputatieschade voor de organisatie. Je wil voorkomen dat het seksueel overschrijdend gedrag zich opnieuw zou kunnen voordoen, ook al is het bij volwassenen.
Er kleven ook aardig wat risico's aan een melding. Je weet niet hoe de leidinggevende gaat acteren in deze situatie. Hij kan ook kiezen voor een te rigoureuze aanpak, die geen recht doet aan de beschuldigde medewerker.

Recht op een herkansing?
Stel dat de ‘beschuldigde medewerker' bij de sportvereniging daadwerkelijk de fout in is gegaan, dan nog heeft die sportvereniging dat onderzocht en heeft zij vanuit haar verantwoordelijkheid maatregelen genomen. Het mag zo zijn dat de melder die anoniem wil blijven, deze maatregelen niet afdoende vindt, maar is dat genoeg reden om vanuit je functie van vertrouwenspersoon deze man in deze organisatie opnieuw bloot te stellen aan deze klacht? Hebben mensen het recht op een herkansing? Hebben mensen recht om met een schone lei te beginnen of ben je levenslang veroordeeld als je ooit ergens in de fout bent gegaan? Hoe verhoudt dit zich tot het recht op bescherming van de privacy? Wat weeg je mee als vertrouwenspersoon, in het geval dat deze man nu in een organisatie zou werken met kwetsbare kinderen? Dat zou het nog weer complexer maken dan nu hij hier werkt met volwassen. Natuurlijk is dat laatste geen garantie dat er geen grenzen zullen worden overschreden, maar het is wel iets wat je meeneemt in je afweging als vertrouwenspersoon.

Risico op roddel
Zie ik nog zaken over het hoofd? Dat is de laatste vraag van Paula.
Ja, er is ook nog het risico op roddel en achterklap, wanneer de ‘anonieme melder' vindt dat de organisatie niet doet wat hij met de anonieme melding wilde bereiken.

Varianten van anonieme melding
Verder werd ik nog geconsulteerd in een tweede situatie waarin de melders de vertrouwenspersoon vragen bij de directeur een anonieme melding te doen over hun intimiderende leidinggevende. Melders lijken een anonieme melding door de vertrouwenspersoon in te willen zetten om zelf veilig buitenschot te blijven. Dat is natuurlijk niet onvoorstelbaar vanuit de angst voor repercussies, maar kun je als melder de vertrouwenspersoon die "opdracht" geven?
Daarnaast heb je het dilemma: wat doe je met je kennis over een mogelijk intimiderende leidinggevende als je besluit de “opdracht” niet aan te nemen ?

Het derde consult ging over wraak. Een anonieme melding kan ook ingezet worden vanuit het oogpunt van wraak. Het lijkt een ideaal middel om iemand keihard te treffen wanneer jij als medewerker je zin niet krijgt.
Dit gebeurde een directeur. Zij vond op haar bureau een envelop met een niet ondertekende brief waarin een van haar leidinggevenden wordt beschuldigd van grove seksuele intimidatie. Als directeur weet je dan geheel niet wat er aan de hand is. Dit kan gebeuren zowel als wraak (een valse klacht) of uit angst voor negatieve gevolgen bij een melding of om andere redenen.
De directeur heeft weinig mogelijkheden om dit te onderzoeken.
Daarom leggen veel organisaties een anonieme melding onmiddellijk terzijde. Dat is soms ook de juiste keuze, maar ik zou daar als organisatie niet standaard voor kiezen, soms is een anonieme melding wel degelijk een waardevol signaal. Tegelijkertijd kan een anonieme melding ook heel veel schade aanrichten aan zowel de beschuldigde, de medewerkers en de organisatie. Laat je hierbij als organisatie ondersteunen door een deskundige sparringpartner.
Soms biedt de keuze voor een RI&E of een cultuuronderzoek mogelijkheden om meer informatie rondom een anonieme melding op tafel te krijgen.

Anonieme melding opnemen in klachtenregeling
Het lijkt noodzakelijk om in het beleid en in de klachtenregeling iets op te nemen over anonieme meldingen. Bijvoorbeeld zoals beschreven in de factsheet van het ministerie van buitenlandse zaken: “Anonimiteit. Bij een anonieme melding is niet bekend wie de melder is. Zoals bij een brief zonder afzender. Het effect hiervan is beperkt. Een vertrouwenspersoon verricht immers geen onderzoek. Een anonieme melding bij een leidinggevende of bij de CCI ligt anders. Beiden zullen op basis van wat er bij hen anoniem gemeld is nagaan of de melding voldoende concreet is om te worden onderzocht. In de praktijk is gebleken dat anonieme meldingen doorgaans te weinig concrete aanknopingspunten geven om onderzoek te kunnen doen”.

Conclusie
Ga als vertrouwenspersoon en als organisatie bij een anonieme melding niet over één nacht ijs. Er is geen standaardroute of oplossing. Er is sprake van 50 tinten grijs.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl