“Het loopt een beetje door elkaar heen,” verzucht Ank als ze me belt om te sparren. Haar directeur belde enkele weken geleden. Hij wilde een afspraak maken in het kader van haar adviserende rol als vertrouwenspersoon. Die mogelijkheid had hij goed onthouden, tot vreugde van Ank. Een dag later zat Ank op zijn kantoor. “Het gaat om een lastige casus. Een leidinggevende die niet functioneert en daarom willen we zijn contract niet verlengen.” Ank stipt aan dat zij als vertrouwenspersoon een sparringpartner kan zijn op het terrein van ongewenste omgangsvormen en integriteit. “Dat is precies het punt,” zegt de directeur. “Nu komt deze leidinggevende ermee aanzetten dat hij last heeft van ongewenste omgangsvormen, van pesten en van buitensluiten. Daarom belde ik jou. Laat me de situatie eerst vertellen voordat je reageert.” De directeur schetst dat het gaat om samenwerkingsproblematiek van een leidinggevende met twee collega's. “Hiervoor is vorig jaar een extern bureau ingeschakeld en die hebben mediation in gang gezet. Dat is allemaal naar wens verlopen, maar nu hebben we weer gedonder. Betreffende leidinggevende wijt dit niet aan zijn functioneren, maar aan samenwerkingsproblemen en het pestgedrag van deze twee collega's.”

“We hebben er toen alles aan gedaan, we hebben zelfs mediation aangeboden. Hoe ver moet je gaan? Met zo'n leidinggevende blijf je natuurlijk risico's lopen. Daarom willen wij hem nu liever geen vast contract geven, hoewel dat aanvankelijk wel de bedoeling was.”

Dat is mijn melder
Al gaande het verhaal realiseert Ank zich dat zij deze leidinggevende een jaar geleden als melder heeft gehad. De casus heeft ze toen afgerond. “Kan ik nu een jaar later hierover sparren met de directeur? Moet ik interveniëren en de directeur stoppen in zijn verhaal?”

Meteen na zijn verhaal geeft Ank aan dat ze een jaar geleden als vertrouwenspersoon bij de casus betrokken is geweest. De directeur antwoordt dat dit hem bekend is en voor hem een extra reden vormt om haar te benaderen. Ank staat erop eerst contact met haar voormalige melder op te nemen voordat ze in de adviserende rol stapt en wil zich daar überhaupt op beraden.

Ga maar in de adviserende rol
Wanneer Ank haar voormalige melder - de leidinggevende Nik - belt, hoort zij dat hij ook op het punt stond om met haar contact op te nemen.

Nik vertelt dat hij vorig jaar aanvankelijk dacht dat de situatie was opgelost, maar hij voelt zich inmiddels juist nog meer gepest door de twee collega's. Deze zitten weliswaar niet in zijn team maar hij moet er wel veel mee samenwerken.

Hij ervaart het als pestgedrag dat beide collega's, in strijd met de gemaakte afspraken, hem niet meenemen in hun activiteiten en zich ook niet houden aan andere afspraken die gemaakt zijn met de mediator. Zo worden werkafspraken niet eerst met hem besproken maar in plaats daarvan worden zijn teammedewerkers rechtstreeks benaderd. Daarnaast blijven beide collega's actief zoeken naar zaken die hij of het team fout doen. Deze fouten melden ze dan meteen bij het management. Vanwege de gehele situatie, en de wijze waarop hij door deze collega's vergaand wordt genegeerd, heeft Nik zich nu ziek gemeld. Hij ervaart burn-outachtige klachten en is hiervoor bij de bedrijfsarts geweest.

Ank biedt als vanouds ruimte voor zijn verhaal en leeft mee. Daarna schetst zij haar dilemma met betrekking tot de adviserende rol. Nik geeft aan dat hij overweegt een klacht in te dienen. Tevens zegt hij dat hij het juist prettig zou vinden als Ank in de adviserende rol richting de directeur blijft, omdat hij nu echt klem zit. Als Ank de directeur adviseert dan is die hele klachtencommissie misschien niet nodig, denkt Nik.

Nik heeft van zijn manager een traject jobcoaching aangeboden gekregen en heeft volgende week een eerste gesprek. Nik voelt zich nu niet capabel om te solliciteren naar een andere functie intern of extern. Hij vindt dat wat hem is aangedaan ook onrechtvaardig. Door het pesten van deze twee collega's kan hij niet functioneren als leidinggevende voor zijn team. Ik wil nog wel een volgende afspraak zegt Nik. Na enige twijfel stemt Ank daarmee in. “Besef wel dat ik - met jouw instemming - in de adviserende rol richting de directeur zit.” Nik begrijpt het, maar zou een vervolggesprek toch fijn vinden…..

Mijn visie
Ja, het loopt allemaal door elkaar. Dat heeft Ank goed verwoord. Mijn belangrijkste advies: houdt de opvangrol en de adviserende rol uit elkaar. Waak ervoor van rol te wisselen. Het kan schade doen aan je andere rol wanneer je tijdens het proces van rol wisselt. Je zou hier kunnen denken dat de opvangrol is afgerond en dat de vertrouwenspersoon alle zorgvuldigheid in acht heeft genomen door zich eerst weer te wenden tot haar voormalige melder en hem vanuit zijn ‘eigen regie' te laten beslissen of zij wel of niet in de adviserende rol moet stappen. Je ziet in het gesprek tussen Nik en Ank dat zij dit voeren vanuit ‘de vertrouwdheid' van de opvangrol waar Ank het jaar daarvoor in zat. Echter: wanneer Ank nu in de adviserende rol verder gaat en dit leidt niet tot de voor Nik gewenste uitkomsten, dan zou dat zomaar het vertrouwen van Nik in Ank kunnen schaden, alsook zijn vertrouwen in de functie van vertrouwenspersoon in het algemeen.

Ik geef nog een stukje visie op beide rollen in deze situatie.

Vertrouwenspersoon in de opvangrol
Vraag door op de klacht. Welk doel heeft Nik? Wat zijn zijn criteria met betrekking tot het arbeidsconflict (geen contractverlenging)? Wat zijn zijn uitgangspunten met betrekking tot het pesten? Wat hoopt hij dat een klacht over pesten op gaat leveren? Het arbeidsconflict lijkt hier veel pregnanter. Hoe ziet Nik dat? Geef Nik de informatie dat de klachtencommissie zich buigt en uitspreekt over het pesten maar niet over het arbeidsconflict. En vraag dan wat voor Nik de waarde is van een klacht in relatie tot het arbeidsconflict. Vertel ook dat jij als vertrouwenspersoon geen belangenbehartiger kunt zijn. Dat betekent dat je als vertrouwenspersoon moet doorverwijzen naar iemand die wel die juiste ondersteuning kan bieden.

De vertrouwenspersoon in de adviserende rol
Een soort kop van het gesprek is niet alleen bij het opvanggesprek maar ook bij je adviserende rol van groot belang. Het geeft zowel aan de vertrouwenspersoon als de directeur het juiste kader. In dit geval had de directeur zich na de kop al kunnen realiseren dat Ank haar handen niet vrij heeft voor de adviserende rol. Zo maak je de vraag bespreekbaar of je als vertrouwenspersoon de adviserende rol in dit geval wel kunt aannemen of dat je hiervoor doorverwijst naar een collega.
De vertrouwenspersoon die de adviserende rol vervult geeft onder andere als kader aan bij de start van het gesprek met de directeur: “Ik kan sparringpartner zijn op het terrein van ongewenste omgangsvormen en integriteit en in de basis niet voor het arbeidsconflict.”

Vragen
Stel vooral veel vragen. Wat is voor directeur het belang van het beleid ongewenste omgangsvormen? Wat betekent dat in deze situatie? Wat zijn zijn doelen en uitgangspunten? Wat zijn de afspraken die met de mediator zijn gemaakt, onder andere over terugkoppeling van de gemaakte afspraken? Herkent de directeur de ervaren ongewenste omgangsvormen? Welke rol heeft de directeur ten aanzien van ongewenste omgangsvormen? Wie heeft welke taak en verantwoordelijkheden in de ontstane situatie? Wat is het effect van het contract niet verlengen op het vertrouwen in het beleid ongewenste omgangsvormen? Hoe ervaart het team het functioneren van Nik? Enzovoorts.

Ank is niet de eerste vertrouwenspersoon waarbij in een praktijksituatie binnen de kortste keren zaken door elkaar heen lopen. Het is van grote waarde wanneer je je hiervan bewust bent. Zoek op tijd een sparringpartner.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl