Het Huis voor Klokkenluiders is in 2016 opgericht met als doel bij te dragen aan integere werkrelaties in een integere samenleving. Met de drie pijlers preventie, advies en onderzoek onder één dak. Het Huis stimuleert en helpt organisaties bij het inrichten van een goed integriteitsbeleid. Daarnaast adviseert het Huis jaarlijks honderden melders die in verband met hun werk een maatschappelijke misstand vermoeden. Tenslotte doet het Huis benadelingsonderzoeken en, wanneer er geen bijzondere toezichthouder of autoriteit is aangewezen, onderzoek naar de vermeende misstand.

Voor het Huis voor Klokkenluiders is het van groot belang om proactief met de buitenwereld te communiceren over ons werk en onze werkwijze. De vertrouwelijke aard van ons werk maakt ons nog vaak terughoudend in onze externe communicatie. Logisch, maar ook jammer. Over concrete zaken kunnen we uiteraard niets vertellen, maar de signalen die wij krijgen uit de samenleving, en onze ervaringen en visie hierop kunnen we wel degelijk delen. En dat doen we ook graag.

Onlangs gaf ik samen met mijn collega-bestuurder Peter van der Meij een live-college over de vraag ‘Wat is een veilige werkomgeving en meldcultuur’ voor leden van de Alumni Vereniging  Commissarissen en Toezichthouders van de Erasmus Universiteit (VCTE). De directe aanleiding van de vereniging om ons uit te nodigen waren de meldingen over een onveilige werkcultuur bij onder andere The Voice, Ajax, DWDD, D66, Volt en de NOS.

Ons college leverde een spervuur van vragen en reacties op, en die klonken mij als muziek in de oren: dit was oprechte communicatie met een check bij de bron en geen ongenuanceerde ‘hear say’ en ‘copy-paste’ meningen van derden. Een echte verademing, want meestal maken we dat heel anders mee.

Voor een deel begrijp ik wel dat die ongenuanceerde meningen vaak als eerste het oor van de media krijgen. Wij worden niet vaak aan talkshowtafels uitgenodigd om ons werk toe te lichten. De aard van ons werk leidt er nu eenmaal toe dat we niet op concrete zaken in kunnen gaan, en dat ons contact met ‘buiten’ daarom vaak langs zorgvuldige afspraken verloopt en met diplomatieke bewoordingen gepaard gaat. Maar dat betekent niet dat we niet graag vertellen hoe we ons werk doen. 

Kantelpunt

De eerste vraag die mij al vanaf het begin van mijn benoeming als bestuurder onderzoek bezighoudt, is hoe wij verzoekers het beste kunnen helpen. Driekwart van onze uitgevoerde onderzoeken gaat  over de behandeling (bejegening) van de verzoeker na het melden van een vermoeden van een misstand bij hun werkgever. Het Huis is de enige externe organisatie die bejegeningsonderzoek als een van haar wettelijke taken uitvoert. De andere kwart betreft onderzoeken naar het vermoeden van een misstand zelf. Op basis van een aantal criteria besluiten we of we overgaan tot onderzoek of niet. Onderzoek is dus niet een automatisch recht van een verzoeker, wat soms ten onrechte wordt aangenomen. Het moet altijd gaan om een maatschappelijk belang, structureel van aard zijn en het individueel niveau overstijgen. Wanneer wij besluiten aan een onderzoek te beginnen, maak ik eerst persoonlijk kennis, met zowel de verzoeker als de werkgever, en licht ik onze manier van werken toe.

Het gesprek met één van de verzoekers van een bejegeningsonderzoek, al snel na mijn start als bestuurder, staat mij nog helder voor ogen. Het werd een kantelpunt voor onze manier van werken. Uit het dossier bleek dat deze verzoeker al jarenlang verwikkeld was in wat een enorme kluwen van procedures geworden was. Bij het lezen kon zelfs ik door de bomen het bos niet meer zien. Hoe was dat dan voor de verzoeker zelf? Kon hij nog wijs uit deze brij, en zou hij er gelukkiger van worden als wij die kluwen zorgvuldig, geheel volgens protocol, gingen ontwarren?

Ik besloot om het protocol voor even kort te sluiten, en vroeg hem eerst maar eens: ‘Wat heeft u eigenlijk het meest nodig om uw leven weer te kunnen oppakken?’ Zijn antwoord kwam diep van binnenuit: ‘Ik wil erkenning…….. Ik wil in aanwezigheid van mijn vrouw en kinderen een hand en een bedankje van de hoogste baas, en een bos bloemen. Mijn gezin heeft mij jarenlang mentaal gemist omdat ik alsmaar bezig was met deze zaak, en er niet volledig voor hen kon zijn. Ik wil dat zij zien dat het niet voor niets is geweest’.

Dat was voor mij een eyeopener. Met toestemming van de verzoeker ben ik het gesprek aangegaan met de werkgever. Die zat ook al lang met de handen in het haar. Beiden gingen er vervolgens mee akkoord om met behulp van een erkende en onafhankelijke mediator een bemiddelingstraject in te gaan, nadat eerdere pogingen hiertoe waren mislukt. Het werd een succes, en dat maakte ons bejegeningsonderzoek, dat ongetwijfeld heel veel werk had gekost en de kwestie nog lang voort had kunnen slepen, overbodig. Het bedankje van de hoogst leidinggevende en de bos bloemen zijn er gekomen, inclusief een vergoedingsregeling.

Maatwerk

Sindsdien zijn er door het Huis verschillende zaken op die manier vlot getrokken en tot een relatief snelle oplossing gekomen. Een dergelijk traject noemen we maatwerk. Maatwerk komt tijdens een adviestraject bij het Huis in beeld als de kwestie zich nog in een vroeg stadium afspeelt en we vermoeden dat een uitgebreid onderzoek volgens de daarvoor geldende procedures meer ruis dan resultaat op gaat leveren, voor beide partijen. Met als mogelijk gevolg dat er veel tijd verloren gaat, terwijl het wellicht voor geen van de partijen een bevredigende oplossing biedt.

Bij de start had het Huis te maken met verzoeken tot onderzoek naar zaken die zich soms tientallen jaren geleden afspeelden. Soms nog voor het digitale tijdperk. Dat maakte deze oude onderzoeken extra gecompliceerd en tijdrovend. Inmiddels zijn al deze twaalf zaken onderzocht en gepubliceerd. Dat biedt voor het Huis nieuwe ruimte om in recente zaken meer maatwerk in te zetten.  Zo heeft tijdens een adviestraject van het Huis een maatwerkzaak over een angstcultuur geleid tot het alsnog oppakken van de melding door de Raad van Toezicht van de betreffende organisatie, en een coachtraject voor de betrokken directeur. En in een zaak die ging om een schending van aanbestedingsregels is de opdracht als gevolg van maatwerk alsnog correct aanbesteed.

Veel meldingen gaan over – een vermoeden van – onterechte benadeling. Bij een melder leidde maatwerk tot mediation en een nieuwe werkplek voor de melder. In een andere benadelingszaak leidde contact met de werkgever tot het advies aan de melder om het dossier te sluiten en om geen bejegeningsonderzoek aan te vragen, omdat er sprake leek te zijn van serieuze functioneringsproblematiek die los stond van het melden. De winst hiervan is dat dit voor de melder op kortere termijn direct duidelijkheid bood.

Deze maatwerkoplossingen zijn een belangrijk ‘product’ van het Huis, met een duidelijke meerwaarde. Hoe meer zaken met maatwerk kunnen worden vlot getrokken, hoe minder onderzoek er nodig is. En dat is niet omdat we niet graag willen onderzoeken, maar omdat we beseffen dat een onderzoek, door de noodzakelijke zorgvuldigheid, veel langer kan duren en ingrijpender kan zijn dan eigenlijk gewenst is.

Over deze vorm van vroeg ingrijpen en preventie worden door het Huis geen openbare onderzoeksrapporten gepubliceerd. Hoe vroeger en hoe meer we aan maatwerk en preventie kunnen doen, hoe geringer het aantal gepubliceerde onderzoeksrapporten. Is dat een goed of slecht teken? Voor het Huis is dat allang geen vraag meer. 

Last resort

Als autoriteit voor integriteit in werkrelaties vragen gelukkig veel potentiële melders ons al in een steeds vroeger stadium om advies. Dat kan gaan over het doen van een melding bij hun werkgever. Of zij willen hun verhaal kwijt omdat er niets met hun melding is gedaan en zij steeds onheuser worden behandeld. Het afgelopen jaar is het aantal telefonische adviesverzoeken gestegen met 34%. Veel  telefoontjes betreffen vragen om feitelijke informatie, en kunnen met een kort advies beantwoord worden. Ook vindt er doorverwijzing plaats naar andere bevoegde en gespecialiseerde autoriteiten, zoals de Inspectie voor Gezondheidzorg en Jeugd (IGJ), Autoriteit Financiële Markten (AFM), en Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), als die wettelijk gezien als eerste aan zet zijn. Het Huis voor Klokkenluiders is immers een last resort bij een melding van een vermoeden van een misstand. Als er geen andere autoriteit is aangewezen op een bepaald terrein dan is het Huis wel de eerst aangewezen partij om onderzoek te doen.

In 2022 hebben uiteindelijk 44 verzoeken geleid tot een langdurig adviestraject. Dit betreft serieuze meldingen van een vermoeden van een misstand met een maatschappelijk belang. Dat laatste is een wettelijk criterium om een adviestraject of onderzoek te kunnen starten. De meeste adviestrajecten worden naar volle tevredenheid afgewikkeld zonder dat een onderzoek nodig is. Een klein aantal van die 44 adviestrajecten leidt echter na een aanvullende onderzoektoets tot het doen van onderzoek door het Huis. Hiertoe wordt overgegaan als andere oplossingsrichtingen, zoals maatwerk, geen voldoende oplossing kunnen bieden.

Lange adem

Wanneer het Huis overgaat tot onderzoek, volgen verschillende stappen uit het onderzoeksprotocol. Deze stappen zijn voor iedereen inzichtelijk gemaakt op onze website en gepubliceerd in de Staatscourant. Om onafhankelijk en zorgvuldig onderzoek te doen, is het essentieel om eerst een heldere en afgebakende onderzoeksvraag te formuleren. Op basis daarvan worden relevante stukken opgevraagd, getuigen onder ede gehoord, een feitenrelaas en een tijdlijn opgesteld, vervolgens het concept-rapport opgesteld en tot slot het definitieve rapport gepubliceerd.

Tijdens het onderzoek wordt zorgvuldig hoor- en wederhoor toegepast. Per opmerking wordt onderbouwd waarom het Huis al dan niet een voorgestelde aanpassing overneemt. In voorkomende gevallen maakt het Huis gebruik van haar wettelijke bevoegdheid om een aanbeveling te doen aan de werkgever. Die moet  daar dan binnen een gestelde termijn van bijvoorbeeld een paar maanden gehoor aangeven.

Het onderzoekswerk vereist ervaren en gekwalificeerde onderzoekers, die stressbestendig zijn, en een lange adem hebben; er kunnen altijd complicaties optreden, zoals ziekte van de verzoeker, klachten van advocaten, of andere onverwachte situaties. Onderzoekers moeten goed om kunnen gaan met die specifieke dynamiek. Een belangrijk element daarin is dat zij betrokkenheid kunnen paren aan professionele distantie. Bij de sollicitatieprocedure wordt op al die kwaliteiten streng geselecteerd. 

Meerwaarde

Uiteindelijk leidt onderzoek tot de publicatie van een onderzoeksrapport. Inmiddels zijn er 12 onderzoeksrapporten en 1 afrondingsverslag gepubliceerd, waarvan sommige rapporten uit twee delen bestaan en zowel de conclusies van een onderzoek naar de misstand als naar de bejegening bevatten.

Een onderzoeksrapport van het Huis kunnen partijen eventueel inbrengen bij een gang naar de rechter. Of zij dit doen is uiteindelijk aan hen. Zoals een rechter mij vertelde: ‘Als een verzoeker tevreden is met de conclusie in het onderzoeksrapport zal die het rapport meesturen met de processtukken. Deelt de verzoeker de conclusie in het rapport niet, dan zal dat niet snel gebeuren. Als het rapport wel bij de stukken zit, neem ik de inhoud en het onderzoek van het Huis serieus’. Het aantal zaken dat voor de rechter komt is dus niet maatgevend voor het resultaat van onderzoeken door het Huis. Verreweg de meeste zaken worden zonder tussenkomst van de rechter afgehandeld.

Er zijn vaak belangrijke lessen te trekken uit de gepubliceerde onderzoeksrapporten, waardoor ze ook een preventieve werking kunnen hebben. De rapporten zijn behalve voor de direct betrokkenen, verzoeker en werkgever, ook van groot belang voor de samenleving. Organisaties kunnen lering trekken uit de onderzoekconclusies en maatregelen treffen om misstanden te voorkomen. Met de kennis- en preventietaak van het Huis, en de adviezen en publicaties van het Huis over hoe organisaties dat kunnen doen, is dan de cirkel rond.

Al ons werk op het gebied van advies, onderzoek en preventie levert een verzameling aan data op, waardoor we steeds beter zowel bestaande als toekomstige risicogebieden voor misstanden kunnen signaleren. De meerwaarde van het Huis zit hem derhalve niet alleen in de uitkomsten van de onderzoeksrapporten, maar zeker ook in wat het ons aan data en signalen oplevert voor onze taken in de toekomst. 

Prof. dr. Martine Bouman
Bestuurder Onderzoek
Huis voor Klokkenluiders

Wilt u meer weten over de werkwijze van de afdeling onderzoek of het onderzoeksprotocol lezen van het Huis voor Klokkenluiders? Klik hier 
Of bekijk het introductiefilmpje over welke hulp het Huis voor Klokkenluiders biedt:

https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/Publicaties/videos/2023/03/10/introductiefilm-welke-hulp-biedt-het-huis-voor-klokkenluiders