Terecht is er veel aandacht voor de bescherming van de melder en moet een vertrouwenspersoon met de melder zorgvuldig stilstaan bij de risico's van de melding van een misstand. Een melding valt regelmatig niet in goede aarde bij de organisatie. Ook de in deze eerdere column beschreven situatie dreigde de situatie zich tegen de melder en zelfs de vertrouwenspersoon te keren.

Column: De vertrouwenspersoon integriteit wordt het heet onder de voeten

"Ik krijg niets te horen over het onderzoek naar een melding van een misstand die ik namens de melder vertrouwelijk heb gedaan bij de gemeentesecretaris. Feitelijk weet ik niet eens of er een onderzoek is gestart. Ik hoor niets. Ik heb nu drie keer gebeld. De eerste keer was het antwoord dat een andere situatie die in de gemeente speelt nu de prioriteit heeft. De tweede keer kreeg ik helemaal geen reactie. De derde keer reageerde de gemeentesecretaris zeer geïrriteerd: “ik ben niet verplicht om een reactie te geven."

Nu wordt het Mira heet onder de voeten. Zij begint te vrezen voor haar eigen positie in de organisatie als zij doorgaat om invulling te geven aan haar functie als vertrouwenspersoon.

Ik beschrijf nu hoe de melding van de misstand geheel onverwacht goed afliep.

Het vervolg
Maanden later is er niettemin, geheel onverwacht, sprake van een goede afloop: de gemeentesecretaris neemt nu zelf contact op met de vertrouwenspersoon. De onderzoekscommissie heeft in stilte haar werk gedaan. Het gaat niet om een vermoedde fraude van € 70.000,-, er is een fraude van 1,7 miljoen aangetoond. Het betreft allemaal valse facturen van de broer van leidinggevende, die door de leidinggevende zijn geaccordeerd. Al deze uitgaven gaan ten koste van de gemeenschap. De gemeente is diep geschokt dat dit jarenlang heeft kunnen gebeuren. De gemeentesecretaris is de vertrouwenspersoon en de melder (wiens naam alleen bekend is bij de vertrouwenspersoon) diep dankbaar dat deze grootschalige fraude, dankzij deze vertrouwelijke melding, boven tafel is gekomen. Betreffende leidinggevende is ontslagen en wacht strafrechtelijke vervolging. De organisatie erkent dat hier lessen uit getrokken kunnen en moeten worden. Het vierogenprincipe werd hier niet toegepast en de leverancier werd hier niet getoetst omdat hij een bekende was. Er werd veel te veel gewerkt op basis van vertrouwen.

Daarnaast erkende de gemeentesecretaris dat er daarentegen te weinig vertrouwen was gesteld in de vertrouwenspersoon en in de meldregeling van de eigen organisatie. Achteraf gezien had de gemeente transparanter moeten en kunnen zijn richting de vertrouwenspersoon (die vervolgens weer een brugfunctie had naar de melder.) De gemeentesecretaris had informatie moeten geven over de procedure en het opstarten van het onderzoek. De vertrouwenspersoon was meer benaderd als een vijand dan als een vriend. De gemeentesecretaris bood ruiterlijk haar excuses aan voor dit wantrouwen en het niet opvolgen van de procedures zoals die zijn opgenomen in de meldregeling.

Samen hebben ze het glas geheven op goede samenwerking in 2021.

Advies: Kijk de meldregeling van de eigen organisatie(s) erop na hoe een en ander is geregeld. Een belangrijke aanbeveling van het Huis voor Klokkenluiders aan de wetgever: Het Huis is daarom van mening dat moet worden voorzien in de verplichting tot het inrichten van één integraal intern meldkanaal voor organisaties met 50 of meer werknemers, voor elke soort melding. Op dit meldkanaal zijn dan de eisen uit de EU Richtlijn van toepassing, zoals de plicht om de melder een ontvangstbevestiging te sturen binnen zeven dagen, binnen drie maanden de melder te informeren over welke opvolging is gegeven aan de melding en een register bij te houden van de gedane meldingen.

Marcel van Oss
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl