Vertrouwenspersoon Erik belt en vertelt het volgende: melder Julia heeft anoniem e-cards met ongewenste seksuele uitingen toegestuurd gekregen. Ook vier andere vrouwelijke collega’s op de afdeling ontvingen dergelijke kaarten. Julia heeft dit gemeld bij de leidinggevende en aangegeven dat zij wil weten wie deze kaarten aan haar heeft gestuurd. Julia voelt zich hierdoor namelijk onveilig binnen de organisatie. De emoties liepen hoog bij haar op, temeer omdat zij vlak tevoren een vergelijkbare situatie in de privésfeer meemaakte. Zij wil met de dader in gesprek om van hem te horen dat dit niet zo bedoeld is en wil excuses om weer op een prettige manier verder te kunnen in haar werk.

De werkgever wist via de bedrijfscomputer de dader vrij makkelijk te achterhalen. De manager van de dader weigert echter de naam van de dader vrij te geven en een gesprek te faciliteren. Na inschakeling van de bedrijfsjurist beroept de manager zich op de privacy van de dader. Men adviseert Julia andere hulp te zoeken, de manager wil pas later kijken of er een gesprek met de dader kan plaatsvinden. Julia is hier erg boos over. Zij werkt al 23 jaar bij dit bedrijf. De manager en de HRM-afdeling beroepen zich erop dat zij niet zonder toestemming de naam van de dader kunnen vrijgeven. Na overleg met Julia -ondersteunt door de vertrouwenspersoon- zegt de manager toe dat hij opnieuw met de dader zal overleggen of een gesprek mogelijk is. Hij wil hier over nadenken. Julia krijgt uiteindelijk onderstaande mail, waar vertrouwenspersoon Erik een vervelend gevoel bij krijgt. Hij vraagt zich af welke belangen er nu eigenlijk spelen? 

De geparafraseerde mail van de manager:

“Enige weken geleden ontvingen we je klacht over anonieme e-cards. We hebben daartoe een onderzoek ingesteld en inmiddels afgerond. De zender heeft veel spijt van zijn daden en nooit de bedoeling gehad om ongemak of angst te veroorzaken. Hij ziet nu in dat dit verkeerd was, nooit had mogen gebeuren en heeft ons verzekerd dat hij nooit meer dergelijke kaarten zal verzenden.

Vorige week hebben we daarover een aantal keren telefonisch contact gehad. Daarbij vertelde je mij dat je veel moeite hebt met de wijze waarop de klacht is afgehandeld. Je hebt een vermoeden wie de verzender is en je zag deze persoon na een periode van ziekte weer in het rooster staan. Je wil zekerheid over de naam van de verzender. Je wil deze persoon in de ogen kijken zodat deze kan zien wat het met jou doet en je wil kunnen vaststellen of er oprecht sprake is van berouw. Je verdenkt een collega van het verzenden van deze e-cards en je denkt dat hij ook bloemen aan je huisadres heeft laten bezorgen. Het was een emotioneel gesprek. Je gaf aan geen vertrouwen in de afhandeling te hebben en je vindt dat de verzender er zo wel heel gemakkelijk vanaf komt. Dat alles maakt dat er in jouw ogen te weinig rekening wordt gehouden met jouw gevoelens als melder.

Ik heb je aangegeven dat ik het heel spijtig vind dat je dit zo ervaart. Het is belangrijk om goed na te denken of een confrontatiegesprek zin heeft. De vraag of en zo ja hoe een dergelijke confrontatie zou moeten plaatsvinden is gecompliceerd. Daar zitten niet alleen juridische haken en ogen aan, maar ik heb er ook twijfels over of deze confrontatie jou (op dit moment) zal helpen in het verwerkingsproces. De emoties en angst zijn op dit moment hoog opgelopen en ook voor jou is het belangrijk om helder te hebben wat de voors en tegens zijn van een dergelijk gesprek. Daarom heb ik je geadviseerd om hierover met je vertrouwenspersoon en/of een psycholoog te praten, zodat je kunt bepalen of dat je dit wel echt wilt en je ook overziet wat dit voor jou betekent, zowel nu als in de toekomst. Ik zie dat juist ook als handelen in jouw belang, omdat ik zie hoezeer het je raakt.

Om die reden wil ik meer tijd nemen om de juiste afwegingen te maken over een eventueel confrontatiegesprek tussen jou en de dader.

Ik ben me er terdege van bewust dat het een heel moeilijke situatie voor je is en ik vind het heel spijtig dat dit is voorgevallen. Het is echter een complexe situatie, met diverse dilemma’s, waar wij uiterst zorgvuldig mee om willen en moeten gaan.”

Vertrouwenspersoon Erik stelt zich de vraag: wie wil de manager beschermen? Kan een organisatie besluiten om de dader te ‘beschermen’? Het lijkt erop dat men zich achter anonimiteit verschuilt omdat er een groot ander belang speelt.

En of dit juridisch allemaal wel kan? 

Juridisch advies
Erik raadpleegt mij en onze jurist Leo ten Brink. Leo geeft aan: “Ik vind het erg curieus en nogal kort door de bocht dat de werkgever schermt met privacy van degene tegen wie de melding zich richt, dit terwijl de werkgever er zelf door onderzoek achter is gekomen om wie het gaat. Waarom arrangeert de werkgever geen gesprek tussen beiden? Dat is ook in belang van de organisatie en kan verdere onrust op de werkvloer voorkomen. Door aldus te handelen - degene tegen wie de melding zich richt beschermen en de melder niet - handelt de werkgever in strijd met zijn zorgplicht aangaande veiligheid op de werkplek en handelt hij dus niet als goed werkgever. Of de melder het wel of niet aankan, is niet aan de werkgever te beoordelen maar aan de melder, met behulp van de vertrouwenspersoon en wellicht de bedrijfsarts. Een gesprek tussen beiden onder leiding van een onafhankelijke derde (bemiddelaar of mediator) is de meest aangewezen weg om deze kwestie vlot te trekken.”

Erik bespreekt het met Julia en zij communiceert de strekking van het advies met haar manager, dat deze vanuit de Arbowet zorg dient te dragen voor haar veilige werkplek.

Mijn visie

Om te beginnen kan ik mij geheel vinden in de mening van Leo ten Brink.

De vraag die daarop volgt is: ‘hoe nu verder met deze situatie?’  Daarbij zou in mijn ogen de melder in principe de regie moeten hebben. Als vertrouwenspersoon breng je de wensen van de melder in kaart. Wat heeft Julia nodig voor het herstel van een veilige werkplek. Wat is het scala aan keuzemogelijkheden.  En welke keuze spreekt Julia daarbij het meest aan. Dat is een gesprek met de - voor haar nu nog anonieme - dader. Het anoniem blijven van de dader vergroot juist haar onveiligheidsgevoel. Dat is zeer begrijpelijk. Wanneer je niet weet wie de dader is, dan kan dit in principe elke collega zijn. Dat maakt je werkplek tot een erg onveilige plek.

Vervolgens is het belangrijk om met Julia te kijken wat de voors en tegens zijn van een (confrontatie-)gesprek met de dader en welke ondersteuning zij daarbij nodig heeft. Dit is erop gericht ervoor te zorgen dat zij zo maximaal mogelijk rendement kan halen uit dit gesprek en daarmee het vertrouwen in haar werkplek kan herstellen.

De manager spreekt in haar reactie haar zorgen uit richting Julia. Wanneer er voldoende veiligheid is kun je als vertrouwenspersoon die zorg van de manager met de melder bespreken. “Hoe kijkt de melder tegen die zorg aan? Wat herkent zij daarin en wat niet? Welke zorg heeft de melder zelf richting het gesprek? Wat heeft de melder nodig? Welke reacties zou ze lastig vinden? Hoe zou ze daarmee willen omgaan? Enzovoorts.” Als vertrouwenspersoon heb je de taak de melder te helpen met het maken van de keuze die voor hem/haar het best voelt en de daarbij passende ondersteuning.

Mediation

Een ‘confrontatiegesprek’ is hier in mijn ogen overigens niet meteen de beste vorm. Mediation door iemand met een stevige deskundigheid op het terrein van ongewenste omgangsvormen, lijkt mij in dit geval meer passend. Wellicht zou een goede mediator tevens de zorgen van de manager weg kunnen nemen. Maar het gaat bovenal om de melder. De melder heeft de regie. Vanzelfsprekend moet je in deze kwestie niet over één nacht ijs gaan. Maar het is wel belangrijk dat je als vertrouwenspersoon en als organisatie de wens van de melder serieus neemt. Het proces moet erop gericht zijn dat de melder van ongewenste omgangsvormen zoveel mogelijk de weg van haar keuze kan bewandelen conform het beleid van de organisatie. Daarnaast heeft de manager uiteraard regie en een eigen verantwoordelijkheid naar beide partijen.

Eenzame klempositie vertrouwenspersoon:

Als vertrouwenspersoon kun je in een eenzame en kwetsbare positie terechtkomen, wanneer de wijze waarop jij naast de melder staat, door de organisatie niet wordt gewaardeerd of zelfs als lastig en obstructief wordt ervaren.

Voordat je het weet sta je als partijen tegenover elkaar. Hoe kom je dan weer tot een samenwerkingsrelatie waarin je samen staat voor het realiseren van een veilige werkplek, waar vertrouwenspersoon en leidinggevenden, ieder vanuit hun eigen taken en verantwoordelijkheden, aan kunnen bijdragen? Een goed beleid vormt hiervoor het fundament.

Hier moet commitment over zijn en op dit beleid moet in situaties als deze kunnen worden teruggegrepen. De weg die Julia wil bewandelen behoort tot de keuzemogelijkheden waarin goed beleid voorziet. De werkgever is vanuit de Arbowet ook verplicht om zorg te dragen voor een veilige werkplek voor Julia. Laten we tevens hopen dat de bescherming van de vertrouwenspersoon in het beleid is opgenomen.

Minimale kennis leidinggevenden

Ik zie het in de praktijk van de vertrouwenspersoon regelmatig mislopen omdat het leidinggevenden aan de minimale kennis ontbreekt op dit terrein. Hierdoor worden er door leidinggevenden regelmatig ernstige fouten gemaakt, ondanks alle goede intenties.

Het is feitelijk niet de verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon de leidinggevenden deze minimale kennis bij te brengen. Vandaar dat wij een e-learning maakten over wat leidinggevenden minimaal moeten weten. 

Met deze broodnodige kennis worden zij een stuk beter toegerust om adequaat invulling te geven aan hun rol op dit terrein.

Tot slot een wending

De casus krijgt op de valreep een wending. De manager zegt toch een driegesprek toe, dat zij gaat leiden. Blijkbaar voelt zij druk vanuit de vertrouwenspersoon en het juridisch advies. Zij belt namelijk Erik en verwijt hem dat zijn opstelling escalerend in plaats van de-escalerend heeft gewerkt. Zij dreigt ermee dat het toch jammer zou zijn wanneer zij als bedrijf niet langer meer van de diensten van hem als externe vertrouwenspersoon gebruik zouden blijven maken. Hoezo adequaat invulling geven aan je rol als leidinggevende?
Hier ligt stof voor een volgende column…….

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl

Eventuele reacties naar Info@trainingvanoss.nl