“Leidinggevende Rian zit gedeeltelijk in de ziektewet, zij werkt halve dagen. Zij vertelt dat ze graag wil blijven werken, maar zich wel afsluit voor sociale contacten als ze op de zaak komt. Rian heeft last van haar directeur Marc. Hij had een gesprek aangevraagd. Dat hebben ze vorige week gehad. In plaats van dat hij haar in haar kwetsbare situatie ondersteunt, intimideert en bedreigt hij haar. Wat was de aanleiding voor het gesprek? Vorige week is Rian woedend uitgevallen naar twee collega s. Ze is oververmoeid en ‘kan er niks meer bij hebben’. Uiteraard vindt ze zelf ook dat dat niet goed is ‘dit is niet wat ik wil’.

Marc geeft aan dat de betreffende twee collega’s er flink last van hebben en dat ook de andere collega’s ervan geschrokken zijn en zich onveilig voelen. Marc vroeg haar verantwoordelijkheid te nemen en excuses aan te bieden. Dat wil Rian niet. In haar overtuiging zeg je alleen dat het je spijt als je bewust iemand wil beschadigen. ‘Hier kon ik niets aan doen’. Daar is ze heel stellig in. ‘Het was de druppel die de emmer deed overlopen.’ Haar man is hals over kop bij haar weggegaan, haar alleen latend met twee kleine kinderen. Daarop heeft Marc gevraagd of ze dan richting haar team op een andere manier uit wil leggen wat er aan de hand is en waarom ze zo reageerde. Hij drong aan op een gebaar, desnoods een mail.

Rian is aan een mail begonnen. Maar het voelde niet goed. Ze ervaarde dwang. Ze heeft hem niet verstuurd. Marc had gezegd dat ze niet weten of haar positie als leidinggevende in de toekomst houdbaar is, als zij geen stap zou zetten. ‘Regelrechte dreiging dus!’ Ze laat zich niet onder druk zetten

Voor nu is ze vooral opgelucht haar verhaal te hebben verteld.
Ze geeft aan dat -wanneer ze zich daar sterk genoeg voor voelt- ze een gesprek wil met de directeur over zijn intimidatie. Ze zou graag zien dat ik dan als vertrouwenspersoon meega ter ondersteuning.

“So far so good.” zegt Cas. “Op de ervaren ongewenste omgangsvormen kan ik Rian ondersteunen. Daarnaast vraag ik me af in hoeverre de directeur werkelijk grensoverschrijdend is geweest en haar heeft geïntimideerd? Of heeft de directeur gewoon zijn werk gedaan? Of had de directeur meer compassie kunnen tonen richting Rian, die op alle fronten onder druk staat? Het doet er niet toe. Het gaat om de ervaring van de melder, die sta ik bij. Marcel, wat is jouw visie?”

Ik vind het een complexe casus.
Ik vraag me af of Cas nu een beschuldigde aan het begeleiden is, of dat hier sprake is van een melder die last heeft van ongewenste omgangsvormen van haar directeur?
Beide is aan de hand. Wat is dan je rol? We zitten in grijs gebied.
Deze melder is bij Cas als vertrouwenspersoon.
De rol van de vertrouwenspersoon is naast een melder staan die last heeft van ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon doet geen waarheidsvinding en is noch belangenbehartiger noch begeleider beschuldigde.

Is Cas hier een lasthebber van ongewenste omgangsvormen aan het begeleiden of zit hij nu in de rol van begeleider beschuldigde? Het is een terechte vraag in mijn ogen. Heb je als vertrouwenspersoon de ruimte -wanneer dit door elkaar heen loopt- om naast de beschuldigde te blijven staan, omdat deze medewerker zelf ongewenste omgangsvormen ervaart?

Melder vertelt als eerste over de ervaren ongewenste omgangsvormen maar in volgorde was er eerst een beschuldiging van ongewenste omgangsvormen en daarna heeft de melder ongewenste omgangsvormen ervaren. Het is belangrijk dit te ontrafelen. Biedt de rol van vertrouwenspersoon daar voldoende ruimte voor?

Spiegel
Wat zijn de valkuilen van de vertrouwenspersoon in deze samengestelde situatie? Wellicht heb je als vertrouwenspersoon de verleiding om de melder een spiegel voor te houden op het eigen ongewenste gedrag. Bijvoorbeeld door samen met de melder te kijken naar ons filmpje over verantwoordelijkheid nemen, waarin we duidelijk aangeven dat ook al is het niet jou bedoeling geweest maar als jouw gedrag als ongewenst en kwetsend hebben ervaren en dat tot gevolg geeft dat zij zich niet langer veilig voelen, dat ook jij dan een verantwoordelijkheid hebt om te komen tot herstel van de veilige werkrelatie.
In dat kader zijn de voorstellen van de directeur richting Rian zeer voorstelbaar. Maar melder voelt zich onder druk gezet en voelt zich onveilig en heeft de benadering van de directeur als ongewenst ervaren.
Wanneer je als vertrouwenspersoon de spiegel gaat voorhouden of coachen op het eigen gedrag, dan treedt je buiten de kaders van je functie van vertrouwenspersoon.
In de rol van begeleider beschuldigde heb je meer mogelijkheden onder andere om te spiegelen en doortastend ook het eigen gedrag van Rian onder de loep te nemen.
Je hebt als begeleider beschuldigde de ruimte om expliciet in te gaan op verantwoordelijkheid nemen voor het eigen ongewenste gedrag van Rian.

Met betrekking tot ‘verantwoordelijkheid nemen’ zou het heel helpend zijn als in voorlichting en presentaties al eerder aandacht is besteed verantwoordelijkheid nemen ook al is het niet iemands intentie geweest.
De rol van de vertrouwenspersoon is om na verhaal en emotie, de doelen van melder in kaart te brengen, een schets van de keuze mogelijkheden van de escalatieladder te geven en Rian helpen een eigen passende keuze te maken.

Wat is daarbij lastig?
De situatie start met dat Rian is beschuldigd van ongewenste omgangsvormen.
Een van de keuzemogelijkheden is dat Rian naar de voorzitter van de Raad van Toezicht wil gaan. Het risico dat melder dan loopt is dat de voorzitter recht moet doen aan beide kanten van het verhaal. Dat zou kunnen betekenen dat hij de directeur ondersteunt in zijn boodschap aan Rian en uitleg geeft waarom de directeur en ook de organisatie dit van Rian verwacht.

Rian wil in gesprek met directeur en Cas mee ter ondersteuning.
Ook die rol is in deze situatie als vertrouwenspersoon extra lastig om te vervullen.
Vooraf kun je richting directeur in de ‘voorportaalfunctie’ aangeven dat melder ruis in de communicatie ervaart en middels gesprek dit wil verduidelijken en jou heeft gevraagd mee te gaan ter ondersteuning. Dat het aan directeur is om zijn kant vanuit verhaal toelichten, dat jouw rol naast de melder is en dat jij geen waarheidsvinding. Het is nu extra belangrijk en tegelijkertijd behoorlijk lastig om jouw positie te verhelderen. De directeur ziet immers Rian als een beschuldigde en niet als een melder van ongewenste omgangsvormen.
In de voorbereiding van het gesprek waar je meegaat ter ondersteuning, kun je wel Rian vragen wat zij denkt dat het verhaal van de directeur zal zijn en hoe zij daar tegenaan kijkt en hoe zij daarop wil reageren en -eventueel-wat melder zelf ziet als verantwoordelijkheid nemen richting medewerkers?

Het is hier de kunst om het opgebouwde fundament van samenwerkingsrelatie niet te beschadigen, noch het vertrouwen van de melder. Dat vraagt stuurmanskunst.
De directeur kan ervaren dat jij buiten de kaders van je rol van vertrouwenspersoon treedt en jou ervaren als een begeleider beschuldigde. Aangezien dat niet jouw taak is, kan dit leiden tot verwarring of erger. 

Ik ben geneigd het ‘last hebben van ongewenste omgangsvormen’ en daarnaast ‘beschuldigd worden van ongewenste omgangsvormen’ ook voor melder en directeur uit elkaar trekken. Jij bent er als vertrouwenspersoon voor de ondersteuning bij van ‘last van ongewenste omgangsvormen’.
Met betrekking tot de beschuldiging van ongewenste omgangsvormen is het aan de organisatie om een begeleider beschuldigde te bieden.
Daarnaast is het aan beschuldigde en directeur om het gesprek hierover te voeren. In dit geval lopen ze door elkaar heen. Dit maakt jou kwetsbaar als vertrouwenspersoon.
Jouw insteek als vertrouwenspersoon is de ervaren intimidatie en bedreiging door directeur.
Ik zou daar vooraf op doorvragen:
“Hoe verliep dat gesprek met de directeur? Waaruit bestond de reactie van directeur? Waar ging dat over grens? Waar raakte dat? Wat voelde je? Wat was de impact?”

Dilemma:
Het is de morele dilemma weging van de vertrouwenspersoon om in deze casus te bepalen of de ervaren ongewenste omgangsvormen door directeur voldoende gewicht hebben om te kiezen voor de rol van vertrouwenspersoon en niet door te verwijzen naar een begeleider beschuldigde.
Dit is context afhankelijk en vraagt om doorvragen.

Het is een dilemma. Blijf je in de rol van vertrouwenspersoon of bespreek je met melder dat een doorverwijzing naar een begeleider beschuldigde meer op zijn plaats [s. De rol van ‘begeleider beschuldigde’ biedt meer ruimte om aan beide situaties recht te doen en bijvoorbeeld makkelijker een gesprek te hebben over de verantwoordelijkheid die Rian heeft voor haar ongewenst gedrag. Zie onze websitepagina over  begeleider beschuldigde.
Dit is geen keuze die je lichtvaardig maakt. Spar met een derde met behulp van de tien stappen van morele dilemmaweging. Als je als vertrouwenspersoon vindt dat hier een doorverwijzing nodig is van vertrouwenspersoon naar een begeleider beschuldigde, dan is meteen de vraag hoe ga je dat met de melder bespreken? Hoe geef je daar de juiste taal aan richting iemand die zich onveilig voelt en naast wie jij al staat als vertrouwenspersoon?
Wanneer je kiest om toch in de rol van vertrouwenspersoon te blijven omdat je het vertrouwen van jouw melder niet wilt beschadigen, moet je dit wel kunnen verantwoorden naar jezelf en de organisatie.
Het kan helpen dat je dit dilemma al eens vooraf met het management bespreekt voordat het zich voordoet. Bespreek dan meteen of het bedrijf een begeleider beschuldigde überhaupt faciliteert!

Wil je reageren, mail me dan op info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/trainer Van Oss & Partners  I  Opleiding vertrouwenspersoon
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl